Obsah

• Kroky

Psaní pozvánek může být stresující součástí plánování a organizace akce. Pokud však strávíte na seznamu hostů trochu více času, pokud zvolíte správné komunikační médium, přizpůsobíte pozvánky a sbíráte odpovědi, můžete rychle a snadno odesílat pozvánky a sledovat rostoucí seznam hostů.

Kroky

Část 1 ze 3: Vytvoření seznamu hostů

1. 

   Vytvořte základní seznam. Takový seznam by měl zahrnovat všechny lidi, kteří si událost nemohou nechat ujít, například nejbližší rodinu a jejich nejlepší přátele. Pokud se jedná o profesionální akci, zahrňte do seznamu obchodní partnery. Maturitní večírky nebo jiné akademické oslavy mohou také zahrnovat preferované mentory a učitele. Svatby a jiné události s více hostiteli musí brát v úvahu lidi důležité pro každého hostitele.

2. 

   
   
   Zahrňte další přátele a příbuzné. Po dokončení základního seznamu jej porovnejte s maximálním počtem lidí, které můžete pozvat na večírek nebo událost. V tomto okamžiku můžete začít přidávat další členy rodiny a ne tak blízké přátele. Pokud nakonec budete mít méně lidí, než je maximální povolený počet, není problém, ale snažte se tento počet nepřekročit.

3. 

   
   
   Přemýšlejte o agregátech. Pokud hodláte hostům přivést na večírek někoho jiného, ​​budete muset toto číslo zohlednit při stanovení konečného seznamu. Kromě toho musíte zahrnout parametry pozvánky. Pokud například do akce nezapojíte děti, zdvořile připomeňte hostům, že by si s sebou neměli přivést další lidi do určitého věku.
   • Můžete napsat něco jako: „Pane João Almeida a jeho rodina jsou srdečně zváni na naši svatební hostinu. Žádáme hosty, aby měli více než 18 let. “

4. 

   
   
   Projděte si seznam. Je důležité nikoho nevynechávat. Požádejte přítele nebo člena rodiny, aby s vámi seznam zkontrolovali a navrhli, jak někoho přidat nebo odstranit. Vždy pamatujte na maximální počet hostů a vyhněte se pozvání příliš mnoha lidí. Pokud si však myslíte, že se někteří hosté nebudou moci zúčastnit, pozvěte několik dalších lidí.
   • Pokud se obáváte zrušení, zkuste část pozvánek poslat dříve. Pokud se mnoho lidí nemůže zúčastnit, pošlete druhé kolo pozvánek.

Část 2 ze 3: Vytváření pozvánek

1. 

   Vytvořte si vlastní pozvánky. Můžete použít Microsoft Word, programy Adobe nebo jiný designový software. Pokud máte krásný rukopis, můžete vše napsat ručně. Použijte kvalitní papír s texturou lepenky nebo něco zajímavějšího.
   • Další možností je vytvořit v pozvánkách více vrstev. Začněte výtiskem o velikosti karty a přidejte kousek barevné lepenky o něco větší než zadní strana. Použijte lepidlo nebo oboustrannou lepicí pásku.
   • Chcete-li přizpůsobit a ušetřit čas, použijte vlastní razítka.Personalizovaný šrot nebo fotografii můžete přeměnit na razítko a každou kartu rychle replikovat hostům.

2. 

   Kupte si personalizované pozvánky, abyste ušetřili čas ve srovnání s kutilstvím. Ceny se značně liší podle stylu, typu papíru, barevného nebo černobílého tisku a dalších proměnných, takže si udělejte představu o tom, jak chcete od pozvánky získat přesnou nabídku.
   • Existuje několik papíren a obchodů s kancelářskými potřebami, které tisknou osobní pozvánky.
   • Můžete také najít několik webů, které provádějí tento typ pozvánek.

3. 

   Dělejte elektronické pozvánky. Pokud jsou vaši hosté modernější nebo pokud je vaše událost méně formální, máte možnost pomocí více aplikací pozvat lidi snadněji a rychleji prostřednictvím e-mailu nebo sociálních médií. Většina programů umožňuje zahrnout vlastní návrhy nebo použít standardní šablonu k usnadnění pozvání. Kromě zrychlení procesu vytváření designu budete také moci okamžitě odeslat prostřednictvím digitálního souboru a rychleji obdržet odpověď, což je skvělý nápad pro ty, kteří mají kratší lhůtu.

4. 

   Napište něco velmi vnímavého. Uveďte příležitost, datum, místo a čas události. Je také důležité dát hostům vědět, zda mohou nebo nemohou přivést další lidi. Zeptejte se také na odpověď pomocí přiložené karty, e-mailové adresy, aplikace nebo telefonu, podle vašich preferencí. Pozvánka by měla být krátká a laskavá, ale uveďte zdvořilé žádosti, například: „Prosím, zúčastněte se“ nebo „Žádáme o vaši účast“, aby se hosté cítili vítáni.
   • Například napište něco jako: „Pojďte, prosím, na mou narozeninovou oslavu. Akce bude 16. října u mě doma. Večírek bude od 15 do 14:30. Odpovězte prosím pomocí karty, mého e-mailu nebo zavoláním “.
   • Musíte také uvést zvláštní pokyny pro vaši událost nebo jiné pokyny, jako je kostým nebo jiné relevantní informace.

5. 

   Použijte správnou nomenklaturu pro hosta. Nejdůležitější věcí je záměr a vaším je projevit úctu hostům, takže se snažte tyto podrobnosti zapamatovat a zahrnout. Pokud pozýváte svobodnou ženu, která není vdaná, použijte „slečna“ nebo „paní“, nebo pokud se jedná o pozvání pro svobodného muže, použijte „pan“. Pro manželský pár použijte „Mr.“ a „paní“. Věci se však mohou zkomplikovat, pokud pozvete přátele nebo příbuzné se zvláštními tituly, například „Dr.“ nebo nějaký jiný důležitý titul.
   • Pokud v pozvánce používáte nesprávnou nomenklaturu, omluvte se telefonicky, osobně nebo písemně. To je dobrý způsob, jak se vykoupit za gaffe.

6. 

   Uveďte příjemce a zpáteční adresu. V levém horním rohu obálky uveďte své jméno, ulici, město, stát a PSČ. Do středu napište stejné informace jako host. Můžete také zaslat své kontaktní informace v rámci pozvánky nebo na kartě odpovědí. Pokud tedy host ztratí obálku, bude mít i nadále přístup k vašim informacím.

7. 

   Zdvořile se podepište. Vaše poslední věta a podpis musí být vybrány podle publika. Například pokud pozýváte svého šéfa, zdvořilý „promyšlený“ je nejlepší způsob, jak se rozloučit. Pokud je to pro vaše rodiče, napište „s láskou“. To je dobrá příležitost dát vašim pozvánkám rychlý a snadný osobní kontakt.
   • Použijte vnitřní vtip, aby byla pozvánka osobnější. Například: „Děkuji, že jsi mi vždy koupil něco k pití, Roberto.“ Toto je velmi osobní zpráva, kterou můžete napsat svému spolubydlícímu na svatební oznámení. Ale vězte, že nebude příliš vhodné psát to vašim rodičům.

8. 

   Ozdobte pozvánky. Najdete širokou škálu jednoduchých dekorativních předmětů, jako jsou okraje, a složitější, jako jsou vinná réva, růže a dýně. Pokud máte přítele nebo příbuzného, ​​který je umělcem, požádejte ho, aby vám přizpůsobil pozvání. Toto je také další příležitost, jak při výrobě zahrnout svůj osobní styl. Pamatujte však, že design musí odpovídat stylu akce. Například lebka a zkřížené hnáty mohou být příjemné pro pozvánku na Halloweenskou party, ale na vaší svatební pozvánce to nebude vypadat dobře.

Část 3 ze 3: Shromáždění odpovědi

1. 

   Monitorujte odpovědi ručně. Pokud jste vyzvali hosty, aby odpověděli pomocí karty, kterou jste uvedli v pozvánce nebo po telefonu, může být jednodušší vytvořit ruční seznam odpovědí. Může to být stejně jednoduché jako tištěný seznam hostů s vízovými značkami, které označují přítomnost, nebo „X“, které označuje nepřítomnost. Další možností je vytvořit pokročilejší monitorovací systém pomocí tabulky aplikace Excel s celkovým počtem potvrzení, dalšími hosty, počtem dospělých nebo dětí, typem jídla a dalšími předem určenými faktory.

2. 

   Použijte virtuální systém. Pokud jste se rozhodli, že digitální pozvánky jsou nejlepší volbou pro vaši událost, pravděpodobně budete mít přístup k programu sledování odpovědí a potvrzení. To je jeden z důvodů, proč lidé volí elektronické pozvánky. Pokud jste však poslali tradiční papírové pozvánky, je stále možné přenést seznam hostů a informace do digitálních monitorovacích systémů za účelem řízení procesu. Na internetu existuje několik zdrojů, které jsou levné nebo zdarma.

3. 

   Připravte se na odpovídající počet hostů. Pokud máte dobrou představu o počtu hostů, kteří se mohou akce zúčastnit, zajistěte místo konání, bufet a další ubytování podle potřeb přítomných. Znovu zkontrolujte počet objednaných jídel, maximální obsazenost místa a další faktory, abyste zajistili dobrý zážitek pro všechny přítomné.

4. 

   Posílejte poděkování. Nezáleží na tom, zda jste od hostů dostali dárky či nikoli, je důležité ukázat, že jste vděční, že si vaši událost přidali do kalendáře. Použijte seznam podpisů nebo požádejte někoho, aby zůstal u dveří a sledoval, kdo se zúčastnil. Poté odešlete karty s poděkováním.
   • Karta může obsahovat zprávu jednoduchou jako: „Děkuji, že jste přišli na mou narozeninovou oslavu!“
   • Pokud jste dostali dárek, uveďte na kartu konkrétní odkaz, který říká něco jako: „Děkuji vám, že jste přišli na moji promoci. Těším se, až v budoucnu využiji pera, která jsi mi dal, v mé budoucí kariéře! “
   • Stejně jako pozvánky lze tyto karty vytisknout digitálně nebo tradičně, v závislosti na konkrétní situaci.