Obsah

• Kroky
• Otázky a odpovědi komunity

Ostatní sekce

Efektivní manažeři a vedoucí týmů aktivně sledují své zaměstnance různými způsoby, aby zajistili, že lidé s nízkými výkony budou rychle disciplinovaní a vysoce výkonní budou odměněni. Monitorování zaměstnanců vám také pomůže identifikovat oblasti, kde zaměstnanci plýtvají společností čas nebo prostředky na soukromé záležitosti. Se správným softwarem můžete blokovat weby, které jsou nevhodné nebo se nevztahují na obchodní operace. Cílem každého efektivního manažera by mělo být úspěšné sledování zaměstnanců, aniž by docházelo ke zbytečným třením v kanceláři.

Kroky

Metoda 1 ze 4: Definování očekávání

1. 

   Vytvořte písemné vysvětlení svých zásad. Vaše zásady budou účinné, pouze pokud budou jasně vysvětleny v příručce nebo příručce pro zaměstnance. Tato příručka by měla být snadno přístupná všem zaměstnancům a měla by definovat, jaké jsou vaše zásady a co se bude dělat v případě, že nebudou dodržovány. U všech zásad monitorování, které máte, jako je sledování internetu nebo telefonu, můžete také vysvětlit myšlenkový proces, který vedl k vašim zásadám. Vysvětlení, proč tak činíte, může pomoci snížit nedůvěru zaměstnanců způsobenou sledováním jejich činnosti.
   • Stanovte jasné zásady týkající se měření času, fakturovatelných hodin (je-li k dispozici), osobních telefonních hovorů a osobního používání internetu v práci. Povzbuďte zaměstnance, aby v případě potřeby přestávali mimo pracovní dobu.

2. 

   
   
   Zajistěte, aby si zaměstnanci byli vědomi těchto zásad. Pokud probíhá jakýkoli typ monitorování nad rámec standardního odbavování pokroku, například pokud používáte monitorování telefonem nebo internetem, měli byste o tom přímo informovat své zaměstnance. Uspořádejte schůzku nebo pošlete hromadný e-mail, abyste vysvětlili změny v zásadách monitorování a přesně vysvětlili, kdy a jak budou informace zaznamenány, uloženy a odstraněny.
   • V některých státech, jako je Connecticut a Delaware, jste ze zákona povinni informovat své zaměstnance o jakémkoli monitorování internetu.
   • I když se od vás nevyžaduje, abyste informovali své zaměstnance o monitorování, může dojít k odporu, pokud jim to neřeknete a zjistí to sami.

3. 

   
   
   Postupujte přesně podle disciplinárních pokynů. Pokud zaměstnanec nedodrží vaše zásady, ujistěte se, že byla učiněna uvedená disciplinární opatření pro dané porušení. Zajistěte, aby zásady platily stejně pro všechny zaměstnance. Ujasněte si své záměry. Zdokumentujte disciplinární opatření a nechte zaměstnance podepsat disciplinární plány. Pokud tyto pokyny nebudete řádně dodržovat, zaměstnanci přijdou k přesvědčení, že vaše pečlivě stanovené zásady nebudou skutečně prosazovány.

4. 

   
   
   Udržujte své zásady v rozumu. Nehlaste se příliš často ani nezavádějte příliš omezující zásady internetu. Vlezlý šéf může snížit morálku a způsobit, že se zaměstnanci budou cítit nervózní. Zaměřte se spíše na výsledky než na proces. Pokud zaměstnanec produkuje dobrou práci a pracuje dobře v týmu, příliš se nezatěžujte podrobnostmi.
   • Dopřejte svým zaměstnancům na vyšší úrovni více svobody. I když by mohlo být vhodné dát dočasnému nebo administrativnímu asistentovi, který má malou investici do vašeho podnikání, počítač, který stojí před otevřeným prostorem, který můžete sledovat, zaměstnanci vyšší úrovně budou očekávat důvěru.
   • Svoboda pracovat vlastním způsobem pravděpodobně zvýší produktivitu zaměstnanců na vyšší úrovni, ne méně.

Metoda 2 ze 4: Hodnocení produktivity

1. 

   Přihlaste se ke svým zaměstnancům. Čas od času se v neplánovaném čase zaregistrujte u zaměstnanců ve své vlastní kanceláři. Pokud zaměstnanec často „kliká“ z okna, když vstoupíte, nebo zavěsíte telefon, možná budete muset vyjádřit určité znepokojení. Osobní sledování zaměstnanců vám také může pomoci nabídnout konstruktivní kritiku za jejich práci.

2. 

   Požádejte o vysvětlení, na čem zaměstnanec pracoval. Jedním z jednoduchých způsobů, jak udržet zaměstnance odpovědnými, je vést s nimi pravidelné rozhovory o tom, jak jejich práce probíhá. Zeptejte se jich, co udělali od vaší poslední konverzace, pokládejte další otázky a vyhodnocujte jejich reakce, jak se konverzace vyvíjí. Zeptejte se na podrobnosti a hmatatelné důkazy o výsledcích.

3. 

   Nechejte zaměstnance dokumentovat vlastní práci. Nechte svého zaměstnance zaznamenávat jeho pracovní postup do protokolů aktivit, kontrolních seznamů nebo zpráv o pokroku. Zprávy by však neměly být příliš zatěžující nebo „zaneprázdněné“, ale měly by povzbuzovat členy týmu i vedení, aby zůstali v kontaktu a na stejné stránce. Když hovoříte se zaměstnancem, nebojte se požádat o doklad o práci popsané v protokolu.

4. 

   Posoudit probíhající práce. Pokud vás zajímá produktivita, požádejte o konkrétní důkaz výkonu, který je měřitelný a časově omezený. Pokud je zaměstnanec vedoucí projektu, stanovte milníky, ale také si vyžádejte plány a časové osy projektu. Informujte se u ostatních zaměstnanců a ujistěte se, že všichni členové projektového týmu komunikují. Osobně sleduji postup dlouhodobějších projektů a hodnotím jejich přesnost a úplnost.
   • Můžete například sledovat datové položky zaměstnance, který je přiřazen ke správě databáze. Můžete vyhodnotit včasnost záznamů, jejich přesnost a dodržování pokynů společnosti.

5. 

   Zeptejte se ostatních na interakce se zaměstnanci. Požádejte dodavatele, zákazníky a další zaměstnance o jejich interakce s daným zaměstnancem, abyste získali obraz o tom, jak se daný zaměstnanec choval. Potřebujete však způsob, jak zvýšit objektivitu těchto pozorování, aby zaměstnanci nebyli nespravedlivě zastoupeni. Když žádáte o tyto informace, místo dojmů požadujte podrobnosti o interakci. Místo hodnocení si vyžádejte popis interakcí. A vždy mějte otevřenou mysl; nikdy nevíte, kdy je zaměstnanec zkreslen.

Metoda 3 ze 4: Monitorování online aktivity

1. 

   Vyberte monitorovací software. Monitorovací software lze nastavit mnoha způsoby. První věcí, kterou je třeba zvážit, je nastavení kompletního systému se serverem. To bude zahrnovat antivirovou a malwarovou ochranu a také monitorování zaměstnanců. Pokud nemáte personál IT k údržbě zařízení, můžete k získání těchto služeb použít cloudovou službu, jako je Trend Micro Business Security nebo Symantec Cloud. Tyto služby nejsou nijak zvlášť drahé; Očekávejte, že zaplatíte přibližně 150 $ ročně.
   • Pokud se právě snažíte sledovat využití webu zaměstnance a blokovat některé weby, udělá to jednodušší softwarový balíček. Tato služba bude levnější a umožní vám sledovat a filtrovat webové stránky, prohlížet úhozy a pořizovat snímky obrazovky. Tyto služby poskytuje například Interguard Sonar.
   • V některých případech můžete dokonce získat základní sledovací systémy zdarma. ActivTrak například monitoruje webový provoz systému a vytváří pro vás měsíční zprávu.

2. 

   Blokujte škodlivé nebo nevhodné webové stránky. Zaměstnavatelé mají právo sledovat, jaké webové stránky jejich zaměstnanci navštěvují, a blokovat weby, které považují za nedůležité pro obchodní operace, nevhodné nebo potenciálně škodlivé. Zaměstnavatelé zejména blokují určité weby, aby se ujistili, že zaměstnanci jsou produktivní, jako je blokování webů na Facebooku nebo obchodování s akciemi, které je rozptylují, nebo aby zajistili, že zaměstnanci nebudou obtěžovat spolupracovníky nebo se nedopustí korporátní špionáže.
   • Zaměstnavatelé mohou také blokovat weby považované za pornografické nebo nenávistné.
   • Některé monitorovací balíčky umožňují na určitých typech webových stránek nastavit časové limity, například na webových stránkách sociálních médií umožňují každý den stanovenou dobu.
   • Když si všimnete, že vaši zaměstnanci navštěvují web, který často nesouvisí s jeho prací, zablokujte jej a poté mu pošlete e-mail s připomínkou, že jsou ve společnosti.

3. 

   Monitorujte e-mail. Monitorování e-mailů je pro zaměstnavatele obtížnější. Před čtením jakýchkoli e-mailů zaměstnanců by zaměstnanci měli být upozorněni na zásady, které umožňují jejich e-maily číst. Zaměstnavatel navíc obvykle potřebuje důvod pro podezření, které je vedlo ke čtení e-mailů, jako zdokumentovaný incident s tímto zaměstnancem. Pro zaměstnavatele je také obtížné ospravedlnit čtení e-mailů, pokud původně tvrdili, že e-maily budou důvěrné.

4. 

   Ujistěte se, že dodržujete zákon. Některá monitorovací opatření mohou zasahovat do práva vašich zaměstnanců na soukromí. Před instalací monitorovacího softwaru se poraďte s právníkem v zaměstnání. Ujistěte se, že k softwaru, který zaměstnanci podepsali, je písemná dokumentace a že každý rozumí tomu, k čemu software slouží.

Metoda 4 ze 4: Zavedení dalších typů monitorování

1. 

   Zaznamenávejte telefonní hovory. Federální zákon umožňuje zaměstnavatelům sledovat telefonické rozhovory zaměstnanců. To však platí pouze pro obchodní hovory, například se zákazníky nebo dodavateli. Zaměstnavatel obecně nemá povoleno sledovat osobní hovory a musí přestat nahrávat a sledovat hovor, když si uvědomí, že je to osobní. Jedinou výjimkou je, pokud jsou osobní telefonní hovory výslovně zakázány zásadami pracoviště.
   • Záznam a sledování hlasových zpráv by mělo být prováděno pouze s odůvodněním, jako je zdokumentované podezření ze zneužití.
   • Telefonické rozhovory lze nahrávat pomocí telefonních kohoutků nebo elektronického záznamového systému. V některých případech to může být spojeno s vaším dalším monitorovacím softwarem.

2. 

   Nastavit video dohled. Firmy obvykle používají video dohled, aby odradily zákazníky od krádeže produktů. Některé podniky však také používají video dohled, aby zajistily, že zaměstnanci jsou produktivní a neporušují firemní zásady. Monitorování zaměstnanců tímto způsobem vám může poskytnout objektivní důkazy o zneužití zaměstnanců a může je také motivovat k usilovnější práci. Neustálý pocit, že vás někdo sleduje, by však zaměstnancům mohl být nepříjemný a vést k poklesu morálky. Z těchto důvodů pečlivě zvažte výhody a nevýhody před použitím video dohledu.
   • V mnoha státech je video dohled také pečlivě regulován státními zákony. Před implementací tohoto typu monitorování se poraďte se svými státními zákony.
   • Videozáznam zaměstnanců provádějících určité činnosti, jako je používání toalety nebo přebalování, je vždy nelegální a může vést k trestním sankcím.

3. 

   Sledujte umístění svých zaměstnanců. Některé aplikace, jako Xora a TSheets, umožňují zaměstnavatelům sledovat pohyb zaměstnanců prostřednictvím jejich chytrých telefonů. Obvykle se to používá pro načasování nebo odchod a je legální, pokud zaměstnanec dá souhlas. Někteří zaměstnanci jsou však pomocí softwaru sledováni 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, což by jim mohlo dát právní důvody žalovat své zaměstnavatele za porušení ochrany soukromí. Pokud implementujete tento typ zásad, poraďte se s právníkem, abyste se ujistili, že tak činíte legálně.
   • Podniky zabývající se přepravou nebo řízením mohou také používat sledovací zařízení ve vozidlech, aby zajistily, že řidiči zůstanou na trase. Toto je běžná praxe a je obecně přijatelné.

Otázky a odpovědi komunity

Řídím tým složený ze 4 členů. Který nástroj pro sledování času byste doporučil?

Chtěl bych doporučit WebWork tracker. Používám ji pro potřeby monitorování svého týmu již 7 měsíců. Jeho použití je velmi snadné a má mnoho užitečných funkcí, jako jsou úrovně aktivity, snímky obrazovky, zprávy, faktury atd. Navíc je cenově dostupnější ve srovnání s jinými aplikacemi.

Jak mohu dělat denní zprávy?

Můžete vyzkoušet software pro monitorování a správu vše v jednom. Bude shromažďovat denní shrnutí práce každého zaměstnance a exportovat denní, týdenní nebo měsíční přehled, který si můžete zkontrolovat nebo stáhnout.

Společnost zavedla zásadu, podle které musí každý zaměstnanec nastavit čas, když jede do terénu nebo z kanceláře, a nastavit, kdy se vrátí. Jak mohu tento problém vyřešit, pokud to zaměstnanci odmítnou?

Je těžké donutit vaše zaměstnance, aby to udělali, tak proč nepoužíváte jiný způsob, jak dosáhnout svého účelu? Můžete zkusit monitorovací software. Může automaticky zaznamenávat čas přihlášení a odhlášení počítače, takže by to byl čas přihlášení a odhlášení, který chcete zaznamenat. V opačném případě byste mohli svým zaměstnancům vyhrožovat, že nebudou přesně placeni, pokud nebudou přesně používat systém, ale budete muset být připraveni k prosazení tohoto. Ujistěte se, že to máte legálně zveřejněné a poskytněte svým zaměstnancům dostatek času na přizpůsobení.