Obsah

• Kroky
• Tipy

Pokud děláte pohovory jako administrativní asistent, pak existují určité způsoby přípravy, které můžete dodržet, abyste z pohovoru vytěžili maximum a zajistili nejlepší šance na získání práce. Neexistuje žádný „správný“ způsob přípravy na pohovor; existují strategie, které můžete použít ke zlepšení svých „dovedností při pohovoru“. Podle těchto pokynů se připravte na pohovor administrativního asistenta.

Kroky

1. 

   Seznamte se s obecnými funkcemi administrativního asistenta. Zahrnuje plánování a zaznamenávání schůzek, údržbu fyzických a virtuálních registračních systémů, organizaci záznamů, používání databázových programů pro zahrnutí dat a vytváření zpráv o datech, řízení telefonního systému s více linkami a přípravu dokumentů, jako jsou dopisy, e-maily a poznámky, od stolu.

2. 

   
   
   Výzkum o společnosti. Při přípravě na jakýkoli pohovor byste měli před pohovorem vědět co nejvíce o společnosti. To ukazuje tazateli, že máte motivaci a zájem o společnost - a nejenom zoufale toužit po práci.

3. 

   
   
   Seznamte se s volným místem. Každý zaměstnavatel hledá u zaměstnance jinou kombinaci dovedností, kvalifikací a rolí. Důležitou součástí přípravy na pohovor je studium specifik pracovní příležitosti, o kterou se ucházíte. Například jeden zaměstnavatel může nad všemi ostatními vlastnostmi oceňovat dochvilnost a pravidelnost, zatímco jiný může upřednostňovat kreativitu, otevřenou mysl a flexibilitu.

4. 

   
   
   Připravte si popis svých zkušeností, kvalifikací, silných a slabých stránek. S ohledem na konkrétní pracovní místo připravte stručné a výstižné vysvětlení těchto klíčových bodů pohovoru.

5. 

   Prostudujte si svůj životopis. Musíte být schopni odpovědět na otázky a rozšířit informace ve svém životopise. Kromě toho musí být váš životopis aktuální a musí odrážet kvalifikaci administrativního asistenta.

6. 

   Procvičte si své dovednosti v oblasti zadávání dat. Je běžné, že zaměstnavatelé při přijímacích pohovorech administrují testy zadávání údajů o kandidátech na administrativního asistenta. To znamená, že součástí vaší přípravy na pohovor musí být leštění znalostí psaní a numerické klávesnice s ohledem na načasování a přesnost.

7. 

   Formulujte odpovědi na běžné otázky týkající se pohovoru s administrativním asistentem. Buďte připraveni prokázat své znalosti v následujících oblastech:
   • Měli byste být schopni vysvětlit, jak organizujete a provádíte denní plán, včetně toho, jaké nástroje používáte, jak nastavujete připomenutí a jak řešíte časové konflikty.
   • Zákaznický servis je často důležitou součástí práce administrativního asistenta, protože možná budete muset vyřizovat telefonní hovory, sloužit jako prostředník mezi šéfem a dalšími obchodními kontakty a zdravit zákazníky.
   • Jako administrativního asistenta můžete být požádáni o zacházení s důvěrnými informacemi. Buďte připraveni během pohovoru vysvětlit, jak zacházíte s citlivými informacemi a jaké kroky podnikáte, abyste je udrželi v bezpečí.
   • Dělat několik věcí najednou je důležitou součástí práce administrativního asistenta, takže si připravte příklady toho, jak zvládáte spoustu povinností najednou. Zaměřte se na správu času, organizaci a delegování úkolů (je-li k dispozici).
   • Jako administrativní pomocník budete muset používat různé softwarové a kancelářské vybavení. V rámci přípravy na pohovor si vytvořte kompletní seznam svých znalostí v těchto oblastech.

8. 

   Vyzkoušejte si odpovědi. Odpovědi si nemusíte pamatovat doslovně, ale než se vydáte na pohovor administrativního asistenta, měli byste si být jisti plynulostí svých odpovědí.

9. 

   Pořiďte si vhodné šaty. Téměř každý typ podnikání v každém druhu prostředí vyžaduje služby administrativního asistenta; proto je důležité, abyste se oblékali způsobem, který je vhodný pro podnikání, pro které pohovor vedete. Zavolejte recepční a požádejte o oblékání, poté zvolte oblečení, které je o 1 stupeň formálnější, než bylo řečeno. Například, pokud je oblékání obchodně neformální, pak by o 1 stupeň vyšší než typická khaki košile a kalhoty vypadal sako.

Tipy

• Když se budete cítit bezpečně při své přípravě, požádejte přítele, aby jednal jako tazatel a simuloval pohovor, abyste mohli svou přípravu otestovat. Pokud nemůžete od někoho získat pomoc, cvičte před zrcadlem.
• Nezapomeňte se na pohovory začít připravovat s dostatečným předstihem před plánovaným dnem, abyste byli připraveni vydat ze sebe maximum, až přijde čas.
• Zašlete každému tazateli poděkování do 48 hodin od pohovoru. Využijte to jako příležitost vyjádřit svůj zájem o volné místo a připomenout tazateli některé z vašich nejlepších kvalifikací. Můžete to udělat tak, že napíšete něco jako „Děkuji, že jste si udělali čas na rozhovor se mnou. Tato příležitost mě opravdu zajímá a jsem si jist, že moje organizační schopnosti a zkušenosti s vedením kanceláře by ze mě udělaly skvělý doplněk do vašeho týmu. “