Obsah

• stupně
• Část 1 Vytvořte úložný systém pro usnadnění počítání
• Část 2 Sladění fyzického inventáře a inventáře knih
• Část 3 Pravidelně provádějte inventář
• Část 4 Optimalizace správy zásob

V tomto článku: Nastavení úložného systému, který usnadní počítáníKontrolní fyzický inventář a inventářRealitní inventář v pravidelných intervalechOptimalizace správy inventáře16 Reference

Efektivní systém zásob je nezbytnou součástí jakékoli maloobchodní nebo výrobní operace. Hlavním cílem je provést přesný fyzický počet produktů, spotřebního materiálu a položek uložených ve skladu nebo v obchodě. Jakmile je hotovo, může být použit k ovládání a údržbě skladovaného zboží, což zajišťuje, že vaše výrobky nebudou ztraceny v důsledku poškození nebo krádeže.

stupně

Část 1 Vytvořte úložný systém pro usnadnění počítání

1. 
   

   
   Uspořádejte produkty, které budete inventarizovat. Chcete-li to provést, mějte na paměti, že je musíte spočítat. Účinnost takového systému do značné míry závisí na přesnosti, s jakou počítáte produkty. Špatné počítání zboží nebo produktů často vede k nesrovnalostem v účetnictví, sledování prodeje, překročení objednávek, nadprodukci. Pokud je to neefektivní, systém významně ovlivní náklady na sledování zásob, protože prodlouží čas potřebný k dokončení procesu.
   • Zvláštní důraz kladete na snadný přístup, oddělení a počítání inventáře. Pokuste se získat viditelnost, snadné označení a jednoduchou organizaci, takže vedoucí počítání mají rychlý přístup ke každému produktu.

2. 
   

   
   
   
   Vezměte v úvahu požadavky na skladování. Vypočítejte fyzické rozměry, které potřebujete k uložení svých položek. Můžete použít celý obchod nebo malou skříň, v závislosti na velikosti materiálu nebo zboží a objemu prodeje. Měli byste také zvážit všechny zvláštní podmínky skladování, jako je například kontrola vlhkosti nebo teploty.
   • Mohou existovat také regionální nebo státní zákony upravující požadavky na skladování určitých typů zásob, zejména s ohledem na kontrolované nebo nebezpečné produkty.

3. 
   

   
   Navrhněte police tak, aby jasně odlišovaly každý produkt. Uspořádejte položky, které budete ukládat, aby manažeři inventáře měli snadný přístup a počítali je jeden po druhém. Označte všechny komodity tak, aby byly snadno rozpoznatelné a uloženy na správném místě.
   • Vyberte a uspořádejte police a zásobníky podle typu produktů, které se chystáte na inventář.Při výběru zvažte velikost, výšku a speciální vlastnosti polic nebo skříňek.
   • Zvažte například celkovou hmotnost celé police a zvolte úložný systém, který splňuje nebo překračuje požadavky na hmotnost.
   • Mějte na paměti, že produkty, které uchováváte na policích, by také měly být zahrnuty do vašeho inventárního systému.
   • Můžete také použít umístění zásob (obrážení) k usnadnění používání vašeho inventáře. Tento termín se týká postupu optimalizace umístění úložiště ve skladu. Například výrobky, které jsou běžně dodávány společně, mohou být v obchodě umístěny blízko sebe.
   • Kromě toho budete muset nakonfigurovat inventář tak, aby inventář s nejvyšším obratem byl nejpřístupnější. Skladové zásoby by měly být plánovány od začátku a čas od času revidovány, aby odrážely nové produkty a změny v provozu nebo poptávce. V ideálním případě byste to měli dělat každý týden nebo dokonce každý den.
   • Měli byste také zvážit, jak se zbavit produktů, které se neprodávají příliš často nebo které se co nejrychleji zastaraly. Šance na jejich prodej jsou nízké a v mnoha případech bude skladování mnohem dražší.

4. 
   

   
   
   
   Přemýšlejte o použití systému čárových kódů. Pokud máte ve svém inventáři více produktů, budete muset najít vhodný způsob, jak sledovat každý z nich na základě jeho názvu. Nejjednodušší metodou je použití systému čárových kódů. Nákupem skeneru si můžete přečíst kódy produktů zadávající a opouštějící inventář a provádět příslušné počty. Pokud však máte málo komodit nebo kategorií produktů, bylo by nejlepší použít jednoduchý vizuální systém. Pokud to trvá příliš dlouho nebo se stane nepřesným, můžete přejít na systém čárových kódů.
   • Ujistěte se, že skener, který používáte, je navržen speciálně pro vaše prostředí. Například skenery pro použití v nemocnici musí být sterilizovány.
   • Možná budete také potřebovat tiskárnu čárových kódů k označení polic a úložných prostorů produktů označených štítky.
   • Pokud je objem prodeje nízký, můžete si jednoduše stáhnout aplikaci, která vašim zaměstnancům umožňuje používat jejich mobilní telefon jako skener.

5. 
   

   
   Vytvořte a naformátujte tabulku k záznamu každého článku. Nejprve otevřete tabulku v tabulce (Excel, Tabulky Google nebo Stránky). Vytvořte své kategorie pomocí sloupců v tabulce a seznam produktů v řádcích. Účinný systém zásob by měl ve sloupcích obsahovat následující nadpisy.
   • V části „Počítat datum“ si poznamenejte aktuální datum.
   • Položka „Předchozí množství“ se použije k zaznamenání množství produktů při posledním počtu.
   • Sloupec „Množství na skladě“ se použije k zaznamenání celkového množství každého produktu.
   • Uveďte měrnou jednotku.
   • Sekce „Popis produktu“ se použije k zadání popisu každého zaúčtovaného zboží.
   • Ve sloupci Cíl zadejte množství položek, které jsou potřebné k uspokojení očekávaných požadavků.
   • Sloupec „Množství prodáno“ se použije k vyjádření množství zboží prodaného v předchozím období.
   • Nadpis „Procento z prodejních nákladů“ se použije k vyjádření nákladů na každou komoditu v procentech z celkových prodejních nákladů.
   • Sekce „Množství, které má být vyrobeno nebo objednáno“, vám pomůže automaticky získat množství zboží, které musíte koupit nebo vyrobit, abyste splnili požadavky na další prodejní období.
   • Účetní software, jako je Peachtree nebo Quickbooks, můžete také použít ke správě inventáře na všech úrovních.

Část 2 Sladění fyzického inventáře a inventáře knih

1. 
   

   
   Zadejte data do příslušných sloupců. Odečtěte prodané množství od objednaného množství, abyste poznali cíl, kterého chcete dosáhnout. Poté odečtěte množství na skladě od částky cíle, abyste určili správné množství a upravili svůj inventář pro další období. Nezapomeňte zadat data pro všechny produkty zásob, včetně surovin a komponent.

2. 
   

   
   Upravte data tak, aby se zmenšila. Markdown představuje všechny ztráty produktů při obvyklých obchodních činnostech. Můžete ztratit zásoby kvůli zastaralosti, krádeži, poškození nebo poškození. Ztráty budou představovat rozdíl mezi množstvím položek ve fyzické zásobě a množstvím produktů zaznamenaných v knihách. Pokud si všimnete ztráty před inventarizací, nezapomeňte je okamžitě uložit do tabulky.

3. 
   

   
   Oddělte inventář od administrativních úkolů. Správa zásob vyžaduje správu fyzického inventáře (např. Počítání a pohyby zásob) a administrativních úkolů (např. Plnění dokumentů a účetnictví). Ve velkých společnostech je tento proces často řízen samostatnými odděleními nebo týmy. Nicméně i v malých podnicích musíte zavolat jiné osobě. Tím se sníží riziko krádeže.

Část 3 Pravidelně provádějte inventář

1. 
   

   
   Vyškolte pracovníky odpovědné za inventář. Nejdůležitější součástí jsou manažeři zásob nebo zásob. Pokud nejsou vyškoleni nebo mají-li pochybnosti o tom, jak by měli plnit své povinnosti, bude řízení zásob ovlivněno z hlediska účinnosti a přesnosti. Trénujte své zaměstnance ve všech aspektech procesu, jako je to, co je třeba v každé fázi udělat, kdo by to měl udělat a jak by měl být dokumentován. Pokud je to nutné, napište tyto zásady, aby pracovníci měli referenční příručku. To vám pomůže vyhnout se frustraci personálu a špatnému řízení zásob.

2. 
   

   
   Vezměte denní, týdenní nebo měsíční inventář. Frekvence, se kterou to uděláte, bude mít obrovský dopad na přesnost vašeho systému. Bez ohledu na typ operace však budou muset být některé činnosti inventarizovány častěji. Například v případě prodejce automobilů není nutné provádět inventář se stejnou frekvencí jako v případě obchodního domu nebo restaurace.
   • Nejprve věnujte zvláštní pozornost nejdůležitějším produktům. Rozdělte je do tří kategorií podle frekvence prodeje.
   • Můžete například definovat položky s vysokou prioritou jako položky, které představují 80% vašeho prodeje. Poté můžete vytvořit kategorie střední a nízké priority pro vše, co se prodává méně často.
   • Po dokončení se můžete zaměřit na produkty s vysokou prioritou. Budete je muset počítat, promítat prodej a reorganizovat je.
   • Až budete hotovi, využijte zbývající čas pro vaše produkty střední a nízké priority. To vám ušetří čas, když neprodáváte příliš často.

3. 
   

   
   Požádejte dva lidi, aby počítali zásoby. To může výrazně snížit počet lidských chyb, ke kterým může dojít během inventury fyzického inventáře. Vytiskněte listy hlavního záznamu, které chcete použít, když to uděláte.
   • Nechte někoho provést fyzický počet vyslovením čísel nahlas.
   • Druhá osoba musí při poslechu zadat čísla do příslušného pole hlavního záznamového listu.
   • Nemusíte to však dělat současně. Můžete mít dva různé lidi, kteří dělají stejný inventář dvakrát.
   • Poté porovnejte čísla, abyste se ujistili, že počet je přesný.

Část 4 Optimalizace správy zásob

1. 
   

   
   Analyzujte svá data. Správa zásob můžete vylepšit analýzou informací o inventáři. Můžete se pokusit znát počet produktů, které potřebujete na skladě v daném čase a kdy potřebujete objednat více. Začněte tím, že vypočítáte denní cenu prodaného zboží vydělením roční nebo čtvrtletní ceny prodaného zboží počtem dní, kdy byla vaše firma otevřena v tomto období. Poté vydělte aktuální hodnotu svého inventáře touto částkou. Získaný výsledek představuje průměrnou investiční dobu vašeho inventáře.
   • Tato hodnota představuje čas, který je průměrný na to, aby byl zakoupený inventář převeden na prodej.
   • Potom se můžete pokusit snížit tento počet objednáním menšího množství produktů nebo rychleji získat platby od svých zákazníků.
   • Poměr mezi zásobami a tržbami můžete také najít vydělením hodnoty zásob měsíčními prodeji. Sledujte tuto hodnotu, abyste zjistili, zda se v průběhu času zvyšuje nebo snižuje.
   • Vysoký podíl znamená, že kupujete příliš mnoho, zatímco malý podíl vás nutí nakupovat více.

2. 
   

   
   Optimalizujte úrovně zásob. Musí být efektivně spravovány a udržovány na správné úrovni, aby maximalizovaly zisky a snížily ztráty. Udržování příliš velkého zboží zvyšuje riziko zastaralosti, poškození a poškození, zatímco nedostatek zásob vede ke ztrátě příležitosti. Chcete-li optimalizovat svůj inventář, začněte vypracováním prognóz prodeje na základě předchozích období. Poté proveďte úpravy na základě trendů a sezónních variací. Pokud například na podzim zvýšíte prodej, bylo by lepší v těchto měsících zvýšit svůj inventář.

3. 
   

   
   Nainstalujte počítačový program pro správu zásob. I když použití tabulky pro váš inventář může fungovat, pokud provozujete malou firmu, společnost s velmi velkým objemem prodeje bude potřebovat specializovaný počítačový program. Tyto softwarové produkty mohou spravovat objednávky, zásoby a další parametry a zároveň poskytovat užitečné analytické údaje a možnosti sledování. V ideálním případě může být systém integrován s jinými programy správy a vytvořit tak jediný systém, který vám umožní automatizovat některé vaše operace.
   • Vyhledejte online a vyhledejte software pro správu zásob, který vyhovuje vašim potřebám. Mezi hlavní dodavatele patří Oracle a SAP.
   • Software si musíte vybrat podle svého rozpočtu, vašich konkrétních potřeb (jako je objem, typ inventáře atd.) A doby konverze (čas potřebný k zavedení nové technologie).

4. 
   

   
   Usilujte o snížení ztrát. Ztráty zásob jsou obecně nízké, ale pokud nesystematicky nesnížíte, můžete skončit s výrazným snížením hodnoty. Zvyšte zabezpečení svého skladu nebo obchodu, abyste zabránili krádeži. Nainstalujte bezpečnostní kamery a sledujte podezřelé zákazníky. Na svůj inventář můžete také nainstalovat poplašný systém, který proplácí štítky nebo rádiové štítky.
   • Omezte přístup do oblastí, kde se zboží nachází, aby se snížil počet potenciálních krádeží spáchaných zaměstnanci.
   • Sledováním postupů inventáře snižte ztráty způsobené poškozením. Při vytváření inventáře nezapomeňte posunout nejstarší zásoby dopředu.