Obsah

• stupně
• Část 1 Spusťte dopis
• Část 2 Napište tělo dopisu
• Část 3 Dokončete dopis
• Část 4 Vyplnění dopisu

V tomto článku: Spusťte písmenoVyměňte tělo listuVyplňte písmenoVyberte písmeno14 Odkazy

Potřebujete napsat obchodní dopis? Obecně tyto druhy dopisů sledují dobře známou a snadno použitelnou strukturu, která se přizpůsobuje různým obsahům. Obchodní dopis musí být vždy datován. Kromě toho by měl obsahovat několik odstavců a informace o odesílateli a příjemci. Napište vlastní a v případě potřeby proveďte nezbytné změny, aby vyhovovaly normám stanoveným vaší společností.

stupně

Část 1 Spusťte dopis

1. 
   

   
   Seznamte se s rozvržením. Bez ohledu na obsah vašeho dopisu musíte použít určitá pravidla prezentace. Obchodní dopisy musí být napsány. Použijte běžné písmo jako „Arial“ nebo „Times New Roman“. Pokud je to možné, rozhodněte se pro čalouněné odstavce, což je ekvivalentní spuštění každého nového odstavce dvojím stiskem klávesy. vstup a neoddávají se.
   • Na všech čtyřech stranách ponechte okraj 2,5 cm.
   • Digitální obchodní dopis musí být složen pomocí běžného písma. V profesionálním e-mailu nepoužívejte kurzívku nebo e jinou barvu než černou a bílou.

2. 
   

   
   
   
   Vyberte vhodný papír. E musí být vytištěno na listu formátu A4. Pokud žijete ve Spojených státech, použijte papír formátu Letter, který je 216 mm × 279 mm, nebo 8,5 "× 11". Některé velké smlouvy mohou být vytištěny na listech legální velikosti (216 mm × 356 mm).
   • Pokud vytisknete dopis, který chcete odeslat, zvažte použití papíru nesoucího hlavu společnosti. Tím se váš dopis oficiálně dotkne, protože čtenáři uvidí logo a kontaktní informace vaší společnosti.

3. 
   

   
   Zadejte informace o společnosti. Zadejte název a adresu společnosti a každou položku adresy zapište na samostatný řádek. Pokud pracujete vlastním jménem, ​​přidejte své jméno buď místo názvu společnosti, nebo výše.
   • Pokud má vaše společnost hlavičku připravenou k použití, můžete ji použít místo zadávání údajů sami.
   • Pokud zadáte adresu sami, odůvodněte ji vlevo nebo vpravo v horní části stránky, v závislosti na vašich preferencích nebo pokynech společnosti.
   • Pokud dopis zasíláte do zahraničí, napište název země velkými písmeny.

4. 
   

   
   
   
   Uveďte datum. Pro větší přesnost napište celé datum. Například: „1. dubna 2012“. V dopise ve francouzštině je místo a datum uvedeno v pravé horní části stránky.
   • Pokud psaní vašeho dopisu trvalo několik dní, uveďte datum, kdy jste dopis dokončili.

5. 
   

   
   Přidejte informace o příjemci. Zadejte celé jméno příjemce, případně název, název a adresu firmy. Tato informace musí být uvedena v tomto pořadí, s každou položkou na samostatném řádku. V případě potřeby uveďte referenční číslo. V dopise předloženém Francouzům musí být informace o příjemci uvedeny vpravo, několik řádků pod datem.
   • Pro přímou odpověď je žádoucí adresovat dopis konkrétní osobě. Proveďte malý průzkum, pokud ignorujete jméno příjemce. Obraťte se na společnost a zjistěte jméno a titul dotyčné osoby.

6. 
   

   
   Vyberte volací formulář. Tento vzorec slouží k vyjádření vašeho respektu vůči příjemci. Váš vzorec si vyberete v závislosti na tom, zda znáte svého souseda nebo ne. Zvážíte také míru známosti nebo formalismu vašeho vztahu. Zkontrolujte možnosti v následujícím seznamu.
   • Použijte výraz „Komu doprava:“ pouze pokud nevíte přesně, komu adresovat váš dopis.
   • Pokud je váš vztah s příjemcem povrchní, je nejlepší použít „Pane“ nebo „Paní“, abyste se vyhnuli liché.
   • Můžete také uvést název příjemce, například: „Pane řediteli“.
   • Pokud znáte příjemce velmi dobře a pokud jsou vaše zprávy známé, můžete použít osobnější vzorec, například „Můj milý Suzanne“.
   • Pokud máte pochybnosti o pohlaví příjemce, použijte vzorec: „Dámy, pánové,“.
   • Nezapomeňte vložit čárku po volání nebo vzorec dvojtečky (:) za výraz „Komu je to správné“.

Část 2 Napište tělo dopisu

1. 
   

   
   Přijměte vhodný tón. Podle známého přísloví jsou časem peníze a většina podnikatelů nenávidí ztrácet čas. Váš dopis by proto měl být napsán krátkým a přesným tónem. Usnadněte si čtení tím, že půjdete přímo k věci a začnete stručným odstavcem.Například můžete vždy začít větou, jako je tato: "Píšu o ...".
   • Vyvarujte se květnatých přechodů, pompézních slov nebo dlouhých, klikatých vět. Místo toho vyhledejte nejzákladnější co nejrychleji a nejjasněji.
   • Přijměte přesvědčivý styl. Vaším cílem je s největší pravděpodobností přesvědčit čtenáře, aby něco udělal, změnil názor, napravil problém, zaplatil účet nebo podnikl kroky. Odhalte svůj názor s přesvědčením.

2. 
   

   
   Používejte osobní zájmena Je naprosto správné použít v obchodním dopisu osobní zájmena já, námi a vy, Pokud jde o sebe, použijte osobní zájmeno já, Budete používat osobní zájmeno, vy mluvit o příjemci.
   • Při psaní dopisu jménem organizace buďte opatrní. Pokud prezentujete úhel pohledu na společnost, musíte použít osobní zájmeno námi, Čtenář tak bude vědět, že jde o hledisko společnosti. Pokud vyjádříte svůj vlastní názor, použijte já .

3. 
   

   
   Buďte jasní a struční. Informujte čtenáře přesně o předmětu vaší řeči, protože on vám rychle odpoví, pouze pokud je váš dopis jasný jako voda skála. Zejména musíte jednoznačně uvést, zda chcete, aby vám příjemce něco dal nebo jednal určitým směrem. Vysvětlete co nejkratší pozici.

4. 
   

   
   Použijte aktivní hlas. Při popisu situace nebo při podávání žádosti používejte spíše aktivní hlas než pasivní hlas. Vaše riziko, že bude dvojznačný nebo neosobní, pokud bude vyjádřeno pasivním hlasem. Kromě toho je aktivní hlas jednodušší a jde rovnou k věci. Zde jsou dva příklady.
   • Pasivní způsob: „Vaše sluneční brýle nejsou navrženy ani vyrobeny s ohledem na sílu. "
   • Aktivní cesta: „Vaše společnost navrhuje a vyrábí sluneční brýle, aniž by věnovala pozornost jejich síle. "

5. 
   

   
   V případě potřeby buďte uvolněni. Dopisy jsou psány lidmi ostatním. Vyvarujte se co nejvíce standardních dopisů, protože nebudete moci s někým vybudovat vztah zasláním stereotypního dopisu. Vyhněte se však hovorovým nebo slangovým výrazům, jako je „musí být řečeno“, „musí být přijato“ nebo „peníze“ za „peníze“. Udržujte profesionální styl, ale přátelský a přátelský.
   • Pokud znáte příjemce velmi dobře, je možné zahrnout laskavý vzorec, který vyjádří vaše pozdravy.
   • Při určování aspektů své osobnosti, které odhalíte, použijte zdravý rozum. Někdy trochu humor skutečně usnadňuje obchodní vztahy, ale před vyprávěním si dávejte pozor.

6. 
   

   
   Buďte zdvořilí. Musíte být, i když píšete stížnost nebo stížnost. Prozkoumejte pozici adresáta a nabídněte mu vstřícným a přívětivým tónem, aby udělal, co je v rozumných mezích.
   • Například neslušná stížnost by mohla být napsána následovně: „Myslím, že vaše sluneční brýle jsou tak chudé, že jsem se rozhodl, že už nebudu kupovat. Na druhé straně by zdvořilé tvrzení vypadalo takto: „Jsem zklamaný svými slunečními brýlemi a v budoucnu jsem se rozhodl zásoby s dalšími dodavateli. "

7. 
   

   
   Použijte a druhá stránka v záhlaví vašich dalších stránek. Většina obchodních dopisů musí být dostatečně stručná, aby se vešly na jednu stránku. Pokud je však váš dopis delší, například smlouva nebo právní závěry, možná budete potřebovat další stránky. Použijte a druhá stránka záhlaví, vyrobené ze stejného papíru jako první stránka, ale obvykle se zkrácenou adresou.
   • Napište číslo stránky na druhou a následující stránku v horní části stránky. Můžete také uvést jméno a datum příjemce.

8. 
   

   
   Kravata všechno. V posledním odstavci shrňte body, které jste řešili v textu dopisu, a jasně uveďte svůj akční plán nebo to, co od příjemce očekáváte. Navrhněte, aby vás kontaktoval, pokud má nějaké dotazy nebo připomínky. Děkuji příjemci za pozornost, kterou věnoval dotyčnému dopisu nebo otázce.

Část 3 Dokončete dopis

1. 
   

   
   Vyberte zdvořilostní formulář. Závěrem, stejně jako ve formulářích odvolání, je projevit úctu a formalismus. Můžete si vybrat, aniž byste riskovali klamání sebe sama, vzorec jako: „věřte, pane, k ujištění mého výrazného uznání“ nebo „prosím vás, abyste vyjádřil (pane) projev mých oddaných pocitů. Podobně, pokud se jedná o e-mail, zvažte použití frází jako „srdečně“, „s úctou“ nebo „upřímně“, které jsou méně formální, ale přijatelné.

2. 
   

   
   Podepište dopis. Skok o čtyři řádky před podpisem podpisu. Před podepsáním vytiskněte svůj dopis. Je lepší použít modrý nebo černý inkoust. Pokud pošlete dopis e-mailem, naskenujte svůj podpis a vložte obrázek do příslušné části dopisu.
   • Pokud podepíšete dopis jménem jiné osoby, napište „p. p. : »Před podpisem. Toto je zkratka výrazu „proxy“, což znamená „místo“ nebo „ve jménu“.

3. 
   

   
   Zadejte své jméno a kontaktní informace Pod svým podpisem zadejte své jméno, titul, telefonní číslo, e-mailovou adresu nebo jiné příslušné kontaktní informace. Napište každou položku na samostatný řádek.

4. 
   

   
   Přidejte iniciály písaře. Pokud byl dopis napsán někým jiným než autorem, můžete pod podpisový blok přidat iniciály dané osoby. Někdy některé společnosti žádají o zahrnutí iniciálů autora dopisu, aby snadněji našli lidi, kteří se podíleli na vývoji dopisu.
   • Pokud najdete pouze iniciály písaře, napište je malými písmeny, například: mj.
   • Pokud uvedete autora, používejte velká písmena a malé písmena pište, například: RW: mj. Je možné oddělit tyto dvě iniciály lomítkem, například: MW / mj.

5. 
   

   
   Uveďte přílohy. Pokud jste k dopisu připojili části, napište jejich povahu, několik řádků pod vaše souřadnice a uveďte počet a typ dílů. Například napište: „Přílohy (2): formulář, brožura“.
   • Výraz „Přílohy“ můžete také zkrátit napsáním „P. j“.

6. 
   

   
   Zadejte jména příjemců. Pokud zasíláte kopii dopisu jiné osobě, musíte ji v dopise uvést tak, že do řádku „Přílohy“ uvedete zkratku „cc“, za níž následuje jméno a titul osoby. Tato zkratka znamená „zdvořilá kopie“. Je to také zkratka výrazu „true copy“, kdy byla písmena psána uhlíkovým papírem.
   • Například napište: „cc: Marie Martin, ředitelka marketingu“.
   • Pokud přidáte více než jedno jméno, zarovnejte druhé jméno pod první, ale bez znaku „cc:“

Část 4 Vyplnění dopisu

1. 
   

   
   Opravte dopis. Rozložení je klíčovým prvkem, který odráží vaši profesionalitu. Musíte však opravit své chyby a dokázat příjemci, že jste schopni a zodpovědní. Spusťte kontrolu pravopisu vašeho softwaru pro elektronické zpracování, ale před odesláním jej také pečlivě přečtěte.
   • Zkontrolujte, zda je dopis jasný a výstižný. Existují odstavce, které obsahují více než tři nebo čtyři věty? V takovém případě zkuste odstranit zbytečné věty.
   • Pokud je dopis nesmírně důležitý, zvažte požádání některého ze svých přátel nebo kolegy, aby si ho přečetl. Někdy může nový vzhled odhalit chyby nebo chyby, které si nemusíte všimnout.

2. 
   

   
   Neškrábejte dopis. Pokud máte více stránek, nepřipojujte je. Pokud chcete, aby vaše stránky zůstaly v pořádku, můžete je připojit pomocí horní sponky na levé ruce.

3. 
   

   
   Zašlete dopis. Pokud dopis zasíláte poštou, použijte obálku komerční velikosti. Pokud je to možné, vezměte si obálku s logem společnosti. Správně zaznamenejte adresu odesílatele a adresáta. Dopis složte na polovinu tak, aby adresát nejprve rozložil horní a poté spodní klapku. Před odesláním se ujistěte, že máte dost dopisu.
   • Pokud máte pocit, že vaše psaní je nepořádné a neodráží vaši odbornou způsobilost, zadejte adresy pomocí softwaru pro zpracování e-mailů a vytiskněte je na obálce s tiskárnou.
   • Pokud je dopis nesmírně důležitý nebo naléhavý, zvažte jeho doručení prostřednictvím služby.
   • Chcete-li jej odeslat e-mailem, převeďte jej do formátu „HTML“ nebo PDF a pokračujte ve formátování. Nejlepší je však zaslat dopis vytištěný na papíře.