Autor:
Robert White
Datum Vytvoření:
6 Srpen 2021
Datum Aktualizace:
12 Smět 2024
Obsah
Všichni víme, že organizace práce je důležitá; přesto je to pro mnoho lidí nekonečná bitva. Věřte tomu nebo ne, zůstat organizovaný není tak náročný úkol, jak to zní. Některé rychlé změny ve zvycích a pokračující řešení mohou tento proces usnadnit, než si myslíte.
Kroky
Metoda 1 ze 4: Správa vašeho prostoru a času
Sledujte své aktivity. Několik dní si zaznamenávejte několik svých aktivit do deníku. To vám pomůže vidět přesně to, co děláte, aniž byste si to uvědomili, a získáte prvotní představu o vašich organizačních a produktivních selháních. Kromě toho byste měli toto cvičení provádět s ohledem na své celkové cíle. Prostřednictvím deníku aktivit uvidíte, které úkoly mohou ztrácet čas a které mohou přispět k vašim cílům.
Určete své plány vysoké produktivity. Někteří lidé jsou produktivní ráno, zatímco jiní nenávidí myšlenku ranního vstávání. Možná už máte představu o částech dne, díky nimž jste produktivnější. Bez ohledu na vaše preference - noci, ráno, poledne nebo těsně před nebo po „dopravní špičce“ - využijte těchto období a maximalizujte svou produktivitu.
Upřednostnit vaše úkoly. Všichni víme, že některé úkoly jsou důležitější než jiné; ne vždy jim však dáváme dostatečnou prioritu. Vyvinout například systém, který klasifikuje úkoly pomocí upomínek, které zahrnují značky jako vlajky nebo hvězdy s poctivostí a flexibilitou. Udržujte tyto připomenutí blízko vašeho počítače nebo stolu, ať už virtuální nebo fyzické. Věnujte více času a energie položkám s nejvyšší prioritou v seznamu. Mezi příklady mohou patřit úkoly s krátkými termíny, například věci, které musíte doručit do konce dne nebo následujícího dne. Můžete také upřednostnit reakce na zákazníky, šéfy nebo jiné, kteří jsou zodpovědní za generované výdaje. A pokud si nejste jisti, jak citlivý nebo důležitý úkol je, vždy je dobré se zeptat.
Dokončete rychlé úkoly okamžitě. Ne všechny úkoly musí být upřednostňovány a naplánovány na konkrétní čas. Plánování nebo plánování některých z nich může trvat stejně dlouho jako jejich dokončení. Pokud ano, a můžete tyto úkoly hned dokončit, užívejte si! Řešení těchto překážek tímto způsobem vám také pomůže vyhnout se otálení.
Spravujte nepořádek a pracovní materiály. Naše tabulky se snadno pohybují od scén nepořádku ke scénám ničení hodných filmů - což ztěžuje organizaci. Někteří lidé dokonce pracují podle přísných zásad čištění. I když to není podstatné, proveďte několik kroků k vyčištění pracovní stanice.
- Pokračujte v objednávce. Vyhoďte odpadky a systematicky archivujte materiály, které potřebujete. Odstraňte nepořádek, kdykoli je to možné: během přestávek nebo mezi úkoly.
- Nečistoty, které se vám nahromadily, okamžitě očistěte. O úklid se tedy nebudete muset starat později. Navíc to zabrání tomu, aby současná porucha zůstala na vašem stole v budoucnu.
- Potřebný materiál máte na dosah ruky. Je zřejmé, že ne všechno kolem vás je známkou nepořádku. Dostupné nástroje, které používáte, šetří váš čas a dobře využívají váš drahocenný prostor.
Naplánujte si čas na aktivity a schůzky. Někteří lidé plánují pouze schůzky, ale nevytvářejí seznam nezbytných činností. Může být užitečné naplánovat nejdůležitější úkoly i schůzky. Můžete také „seskupit“ konkrétní úkoly. Například: naplánujte schůzky pouze na úterý a čtvrtek. Také si nechte ve svém kalendáři volný čas, abyste si vyhradili tvůrčí čas pro sebe nebo pro přizpůsobení neočekávaným událostem.
- Použijte agendu a kalendář. Tyto nástroje mohou být papírové nebo virtuální ve formě aplikací, jako je iCalendar a Google Now.
- Rozdělte své aktivity do kategorií. Kategorizace nebo oddělení aktivit podle barev vám může poskytnout rychlé vizuální připomenutí toho, co je důležité. Tyto kategorie mohou zahrnovat například: korespondenci, projekty, události, schůzky, diskuse a dokonce i přestávky nebo časy pro tělesná cvičení.
- Optimalizujte svou technologii. Virtuální kalendáře a e-mailové platformy, jako je Outlook, mohou kombinovat vaše seznamy úkolů, kontakty a adresy. To nejen zefektivňuje vše, ale také optimalizuje váš proces myšlení.
- Kdykoli je to možné, delegujte úkoly. Vzhledem k intenzitě celodenní práce je snadné zapomenout, že nemusíte dělat všechno sami. Delegujte úkoly na asistenta, nebo, pokud jste obzvláště zabřednutí do práce, požádejte kolegu, aby vám udělal laskavost a pomohl s určitými úkoly. Můžete je odměnit, když je vše klidnější.
Metoda 2 ze 4: Systematická péče o váš e-mail
Zkontrolujte své e-maily v naplánovaných časech. Ne každý se musí držet své doručené pošty, protože mnoho přijatých zpráv není tak naléhavých. Pokud pracujete v místě, které nevyžaduje okamžité odpovědi na e-maily, zkontrolujte doručenou poštu v naplánovaných časech - přibližně třikrát nebo čtyřikrát denně.
Archivujte e-maily. Využijte výhody složek a štítků místo toho, abyste zprávy hromadili ve své doručené poště. Outlook má složky a podsložky, zatímco Gmail má štítky a několik samostatných doručených. Pokud jste například novinář, vaše složky se mohou nazývat „Aktuální zprávy“, „Budoucí zprávy“, „Staré zprávy“, „Rozhovory a zdroje“ a „Příběhy a nápady“.
- Smazat a archivovat. Archivujte starou a důležitou poštu a zbytek smažte. Ve výše uvedeném příkladu slouží složka „Staré zprávy“ jako soubor novináře. Když začnete mazat staré e-mailové zprávy, budete překvapeni, kolik položek jde do koše a kolik položek je uloženo. Někteří lidé také rádi mají svou doručenou poštu prázdnou - nezanechají nepřečtenou jedinou zprávu (nebo nenechají žádné zprávy ve své doručené poště). Kromě používání složek a štítků můžete pole vyprázdnit pomocí funkce „Archivovat“, mazat staré e-maily během přestávek v práci nebo používat aplikace pro organizaci účtu.
Kdykoli je to nejúčinnější, použijte jiné formy komunikace. Někdy může jednoduchý telefonát vyřešit problém, který by vyžadoval výměnu deseti e-mailů. Pokud ano, volejte osobě! Pokud víte, že výměna e-mailů vyvolá diskusi nebo zahrnuje mnoho zpráv, může být nejlepší mluvit po telefonu. Tímto způsobem budete moci obdržet více podrobností a vyhnout se dlouhé a zdlouhavé diskusi prostřednictvím elektronických zpráv. Můžete dokonce poslat e-mail kolegovi a říct něco jako „Mám na vás na toto téma spoustu otázek. Možná bychom si měli promluvit. Mohu vám zavolat do pěti minut?“
Omezte vyrušení. Ačkoli jsou strategické přestávky užitečné, přerušení během pracovní doby nikoli. Mohou vás zpomalit, rozbít vaše pracovní tempo a ztratit způsob myšlení. Pokud víte, že jste příliš zaneprázdněni, zkuste použít speciální písemné a hlasové zprávy. Tyto nástroje se nemusí používat, pouze když nejste v kanceláři; mohou být použity, když jste zabřednutí do úkolů. Mnoho lidí také používá zásady „otevřených dveří“ - ale nemusíte nechat pokoj po celou dobu otevřený. Můžete dokonce zanechat přátelský vzkaz u dveří a říct něco jako „Jsem uprostřed hovoru“ nebo „Jsem zaneprázdněn. Vraťte se prosím později nebo pošlete e-mail“.
Využijte služeb „cloudů“. O cloudové službě (známé také jako „cloud computing“) lze uvažovat, protože je levnější, škálovatelná, efektivní a snadno aktualizovatelná. Obsah zpřístupněný těmito cloudy může být obzvláště užitečný, protože k němu máte přístup na různých zařízeních: počítače, tablety, smartphony atd. Cloudové úložiště také slouží jako primární nebo sekundární způsob vytváření digitálních záloh. Poraďte se s osobou odpovědnou za IT nebo software na vašem pracovišti. Možná už máte v cloudu nějaké volné místo (nebo si tento prostor můžete dokonce koupit za malé roční poplatky).
Použijte internetové oblíbené položky. Nejlepší prohlížeče umožňují vytváření záložek - když ukládáte a organizujete e-mailové adresy, které často navštěvujete, pro snadný a rychlý přístup. Využijte je, abyste nezapomněli na důležité webové stránky, které obsahují novinky nebo informace z oboru.
Metoda 3 ze 4: Využití času
Vyhněte se procvičování více úkolů současně. V tomto ohledu má většina odborníků podobné názory. Přestože se to v televizi může zdát rychlé a skvělé, simultánní procvičování několika úkolů („multitasking“ nebo „multitasking“) není efektivní a může zhoršit efektivitu vaší organizace. Rozhodněte se věnovat svou úplnou pozornost pouze jednomu úkolu; dokončete to a přejděte na další položku v seznamu.
Vytvořte si plán nebo kalendář pro sebe. Naštěstí většina prací nevyžaduje, abyste si konkrétně naplánovali vše ve svém dni. Může však být užitečné dodržet základní harmonogram nejdůležitějších událostí a nejdůležitějších událostí a úkolů dne.
- Stanovte časové limity pro určité činnosti. Některé úkoly tyto limity nevyžadují, ale jiné musí mít časové parametry, aby se zvýšila vaše produktivita. Pomyslete na každodenní činnosti, které obvykle trvají déle než obvykle - a v budoucnu jim dejte konkrétní termíny.
- Vyhraďte si čas na další aktivity. Některé činnosti - jak jste se mohli naučit ze zkušeností - mají tendenci nakonec vyžadovat více času, než jste čekali; to však nemusí být nutně špatná věc. Vyhraďte si například čas navíc před a po provedení těchto typů úkolů (zejména na důležité události a schůzky).
Použijte stopky, fyzické stopky nebo budík. Tyto nástroje mohou být účinné, pokud jsou používány střídmě. Někteří lidé rádi nastavují budíky 10, 15 nebo 30 minut předem, aby dostávali předběžná varování a připravovali se na činnost. Můžete také použít připomenutí.
Neodkládejte své aktivity. Zeptejte se sami sebe, zda je toto odložení absolutně nutné, nebo zda je to jen příklad prokrastinace. Pokud si myslíte, že prokrastinujete, úkol neodkládejte - dokončete ho hned! Pokud je však odložení aktivity nevyhnutelné, zapamatujte si bod, ve kterém jste ji přerušili, a nastavte jiný konkrétní čas na její dokončení. Další možností je vytvořit pohotovostní plán. Například: pokud musíte zrušit osobní schůzku, můžete s danou osobou uskutečnit hovor (prostřednictvím zvuku nebo videa).
Metoda 4 ze 4: Péče o své fyzické a duševní zdraví
Dělejte si přestávky. Je důležité mít mentální přestávky, abyste zůstali zdraví a produktivní. V práci máme tendenci být tak ponořeni, že si někdy neděláme přestávky - tak zásadní. Tyto přestávky nám dávají potřebný odpočinek a zlepšují naši produktivitu, ale také nám umožňují ustoupit a zeptat se sami sebe, zda využíváme svůj čas co nejefektivněji.
Lepší spánek. Pokud nespíme dobře, můžeme být příští den ohromení, unavení nebo apatičtí, což může narušit efektivitu a naše pracovní plány. Plánujte odpočívat nejméně sedm nebo osm nepřerušovaných hodin v noci.
Neporovnávejte se svými spolupracovníky. Práce většiny těchto lidí se liší od naší a všichni mají různé metody organizace. Metoda, která dává smysl a je efektivní pro někoho, koho znáte, nemusí být pro vaši rutinu nejlepší a naopak.
Přijměte tuto organizaci jako probíhající proces. Neočekávejte, že budete dokonalí. Organizace je nepřetržitá a vyžaduje neustálou pozornost. Nebudete mít perfektní organizaci každý den; malá objednávka vás však může učinit mnohem efektivnějšími.
