Obsah

• Kroky
• Tipy
• Nezbytné materiály

Organizace kancelářských souborů je fuška, zejména pokud máte hodně dokumentů. Přesto proces nemusí být komplikovaný nebo bolestivý. Plánováním dopředu a nastavením registračního systému budete moci uspořádat své dokumenty tak, abyste vždy našli to, co hledáte, bez utrpení. Po zavedení systému do provozu jej jednoduše sledujte a zůstaňte v pořádku. No tak?

Kroky

Metoda 1 ze 3: Vývoj systému

1. 

   
   

   

   Ashley Moon, MA
   Profesionální organizátor

   Náš expert souhlasí: organizovat papíry, které ponechávají ty naléhavé, jako jsou účty a formuláře, které je třeba zaslat. Ve střední části jsou ty, které budou muset být v budoucnu vyplněny, například daň z příjmu. Tato část by měla obsahovat dokumenty, které čas od času používáte, jako jsou příručky a adresáře. Organizace papírů v zásuvkách; vložte každý typ dokumentu do zásuvky a vždy v pořadí od nejdůležitějších po nejméně důležité.

   
   

2. 

   Přečtěte si všechny dokumenty. Když oddělíte volné papíry, které chcete archivovat, přečtěte si je jeden po druhém a rozhodněte se, ve které kategorii nebo podkategorii je budete ukládat. Usnadníte tak organizaci dokumentů a ušetříte čas tak, že si je přečtete jen jednou.
   • Při analýze každé položky posuďte skutečnou potřebu uchovat ji ve svých souborech. Pokud jste již situaci vyřešili a nepotřebujete žádnou registraci, je nejlepší dotyčný dokument zahodit.

3. 

   
   
   Rozložte všechny dokumenty. Papíry přijímané poštou se obvykle skládají do obálek. Vezměte a otevřete vše, aby bylo možné soubory ukládat, uspořádejte listy tak, aby se rovnoměrně stohovaly.
   • Zjistěte, zda potřebujete obálku ponechat. Ve většině případů jsou zbytečné a lze je bez problémů vyřadit. Pokud z nějakého důvodu věříte, že budete potřebovat doklad o doručení, sešijte obálku k dokumentům a vše si ponechejte.
   • Sešívání papírů, aby se zabránilo oddělení nebo ztrátě částí dokumentu. Svorky jsou lepší než klipy, protože se vejdou rovnoměrněji a nehrozí jim riziko náhodného oddělení.

Metoda 3 ze 3: Zachování souborů

1. 

   
   
   Vytvořte košík „Archivovat“. Kdykoli dorazí pošta nebo je vytvořeno nové papírování, vložte jej do košíku a co nejdříve jej uložte. Kupte si dostatečně velký kontejner a nechte jej na stole označený názvem „Archivovat“. Tímto způsobem se neztratíte.

2. 

   Vynětí času pro podání. Je dobré vyhradit si čas ve dne nebo týdnu, abychom se zaměřili na archivaci nových dokumentů. Pokud je to součástí vaší rutiny, je nepravděpodobné, že skončíte s hromaděnou prací.
   • Například začněte oddělováním půl hodiny od práce, abyste mohli pro daný den ukládat noviny. Pokud to nestačí, naplánujte si během dne dvě půlhodinové periody, jednu před obědem a druhou před koncem dne.
   • Opakování a důslednost jsou nezbytné pro úspěch.

3. 

   Vytvořte systém, kterému budou rozumět všichni. Pokud soubory používáte jako jediný, je snadné udržet pořádek. Pokud na druhou stranu potřebují ostatní lidé manipulovat se soubory, je důležité, aby jim porozuměli a sledovali vytvořený systém. Nemá smysl organizovat sebe, pokud ostatní nebudou schopni dělat to samé jako vy.
   • Může být efektivnější být připraveni odstranit potřebné soubory a předat je dalším zaměstnancům. Až budou hotové, požádejte je, aby vám je vrátili a znovu je uložili. Takže se vyhnete chybám.

4. 

   Uchovávejte důležité dokumenty na bezpečném místě. Některé speciální materiály je třeba uchovávat ve specifických a samostatných prostředích. Například některé papíry je třeba uchovávat v bezpečné nebo ohnivzdorné krabici. Může být vhodné uchovávat některé dokumenty v bankovním trezoru nebo v kanceláři vašeho právníka.

5. 

   Zkontrolujte soubory často. Vynětí ročního času (nebo častěji, je-li to nutné) na přezkoumání souborů a rozhodnutí, co je třeba uchovat nebo co lze vyřadit (nebo přesunout do umístění mimo lokalitu). Pokud se něco už nikdy nepoužívá, není důvod ho udržovat, že? Pokud na druhou stranu nechcete dokument často používat, ale možná jej budete potřebovat jako záznam, uschovejte jej.

Tipy

• Tento článek se zabývá organizací a archivací fyzických kopií korespondence, účtů a jiných tištěných materiálů, ale uvedené principy fungují také pro organizaci digitálních souborů. Složky a podsložky použijte k uspořádání elektronických souborů stejným způsobem, jako byste papírovali.

Nezbytné materiály

• Šatník.
• Pozastavené složky souborů.
• Složky.
• Visí značky.
• Trvalé značky.