Obsah

• Kroky
• Tipy
• Varování

Právě jste byli zvoleni nebo jmenováni tajemníkem výboru, do kterého patříte. Gratulujeme! Víte, jak zaznamenávat, připravovat a předkládat zápisy? Nezáleží na tom, zda se řídíte legislativní biblí Aktualizovaná pravidla objednávky Robert nebo psaní zápisů v méně formálním prostředí, zde jsou důležité metody, kterými se musíte řídit.

Kroky

Část 1 ze 4: Předchozí příprava

1. 

   Poznejte pravidla schůzky vaší organizace. Pokud se od tajemníka očekává, že vyhotoví formální zápis, zeptejte se, zda se skupina řídí Robertovým řádem nebo jiným oficiálním průvodcem. V neformálnějším nastavení se zeptejte, co by mělo být uvedeno v zápisu nebo jak bude použito.
   • Nemusíte se seznámit s úplnými aktualizovanými pravidly objednávky, ale získání kopie nebo půjčení si může být užitečné při zodpovězení konkrétních otázek.
   • Poznejte také svoji roli. Někteří tajemníci zápisu se schůzky neúčastní, zatímco jiní pořizují zápisy a přispívají do diskuse. Ať už je to jakkoli, sekretářkou by neměl být někdo s jinou důležitou rolí, například facilitátor nebo prezident.

2. 

   
   
   Nejprve připravte model. Zápisy z každé schůzky opakují některé informace, takže šablona vytvoří konzistentní formát pro snadnou referenci. Přinejmenším zahrňte prostor pro následující informace:
   • Název organizace.
   • Typ schůzky: jedná se o pravidelné, týdenní nebo výroční zasedání, menší schůzi výboru nebo zvláštní schůzi?
   • Datum, čas a místo. Ponechejte prostor pro počáteční a koncový čas (plánovaný a odložený).
   • Jméno předsedy nebo vedoucího schůze a tajemníka (nebo náhradníků).
   • Seznam „dárků“ a „nepřítomných“. Všimněte si, zda je přítomno kvórum (dostatek lidí k hlasování).
   • Prostor pro váš podpis. Jako osoba odpovědná za zápis budete vždy podepisovat svou práci a po schválení zápisu může být vyžadován další podpis, v závislosti na zásadách vaší organizace.
   • Pořad jednání, pokud je k dispozici. Pokud vás předseda nebo facilitátor schůzky nepožádal o vypracování pořadu jednání, měl by mít k dispozici program, který vám pomůže uspořádat vaše poznámky ke schůzce.

3. 

   
   
   Vezměte si notebook nebo notebook s sebou. Vyberte si něco, co vám vyhovuje. Pokud se chystáte psát minuty často, odložte pro tento účel notebook nebo si vytvořte složku v počítači.
   • Pokud jste na předchozí schůzce pořídili zápis a ještě nebyly předloženy ke schválení, vezměte si je také s sebou.
   • Přestože vám záznamník může pomoci přepsat minuty později, nenahrazuje psaní poznámek. Pokud se chystáte zaznamenat schůzku, zjistěte, zda všichni přítomní souhlasí, a nepoddejte se pokušení přepsat ji doslovně.
   • Učení zkratky urychlí proces psaní poznámek, ale není nutné umět zapisovat každé slovo, aby vznikly minuty. Ve skutečnosti byste se tomu měli vyhnout.
   • Pokud budete požádáni, abyste si během schůzky psali poznámky veřejně, použijte projektor nebo prezentační stojan a poznámky si poté vezměte domů, aniž byste je rozmazali, abyste je mohli použít k zadání zápisu.

Část 2 ze 4: Psaní poznámek o schůzce

1. 

   
   
   Rozdejte prezenční listinu. Jakmile jsou všichni přítomni, rozdejte kousek papíru (nebo více pro větší schůzky) s prostorem pro každou osobu, aby mohla napsat své jméno a kontaktní informace. Tento seznam můžete použít po schůzce k vyplnění sekce dárky vašeho modelu nebo k samotnému seznamu přiložit kompletní zápis.
   • Pokud mnoho z přítomných neznáte, načrtněte tabulku míst a vyplňte ji a požádejte každého, aby se představil. Mějte to po ruce při psaní poznámek, abyste mohli v případě potřeby volat lidi jménem, ​​jak bude popsáno níže.

2. 

   Vyplňte co nejvíce své šablony. Zatímco čekáte na zahájení schůzky, zapište si název organizace, datum a místo schůzky a typ (např. Týdně, schůze zvláštního výboru atd.). Po spuštění zaznamenejte čas zahájení.
   • Pokud nemáte šablonu, zaznamenejte tyto informace do horní části poznámek.
   • Pokud byla schůze svolána pro zvláštní účel nebo ve zvláštní době, uložte poznámku, která byla odeslána, a informujte členy a připojte ji k zápisu po jejich přepisu.

3. 

   Zapište si výsledek prvního pohybu. Většina formálních schůzek bude začínat návrhem na přijetí programu jednání, takže v tomto kroku bude tento postup použit jako příklad. Pokud schůzka začíná jiným pohybem, zapište si všechny související informace:
   • Pohyb je obvykle vysvětlen počínaje „Navrhuji“. Obvykle „navrhuji přijetí této agendy“.
   • Jméno navrhovatele (osoba, která návrh navrhla).
   • Výsledek hlasování. Pokud je kladná, napište „pohyb přijat“. Jinak napište „pohyb zamítnut“.
   • Pokud nejste schopni správně zapsat, můžete požádat o zaslání delších návrhů písemně. Pokud je tento problém častý, zeptejte se mezi schůzkami, zda lze tuto politiku učinit oficiální pro návrhy s více než určitým počtem slov.
   • Pokud jste vypracovali pořad jednání, můžete být navrhovatelem tohoto návrhu a tajemníkem zápisu. Při registraci vašich vlastních akcí není problém, pokud zůstanete objektivní.

4. 

   Zapište si všechny další návrhy, které se během schůzky objeví. Pečlivě si poslechněte všechny diskuse, ale pokud není uvedeno jinak, nezaznamenávejte je. Když je proveden nový pohyb, zapište si příslušné informace.
   • Pamatujte, že každý návrh musí obsahovat přesná slova, jméno navrhovatele a výsledek hlasování.
   • Před hlasováním je třeba podpořit některé návrhy. Pokud někdo řekne „Podporuji pohyb“ nebo něco podobného, ​​zapište si jméno této osoby jako zastánce.
   • Pokud neznáte jméno navrhovatele nebo potřebujete opakovat návrh, zdvořile přerušte schůzku a zeptejte se. Správné zapsání informací je natolik důležité, že vyžaduje malé přerušení.
   • Pokud návrh obdrží pozměňovací návrh, stačí změnit slova návrhu v poznámkách. Není nutné poznamenat, že došlo ke změně, pokud není kontroverzní a nevyvolává mnoho diskusí.

5. 

   Poslechněte si zprávy a získejte jejich kopie. Kdykoli se nahlas přečte zpráva, novinka nebo podobně, poznamenejte si název dokumentu a kdo ho čte, nebo podvýbor, který jej vytvořil. Pokud po čtení následuje pohyb, zaznamenejte jej jako jakýkoli jiný.
   • Praktičtější je získat kopii na konci schůzky. Udělejte si poznámku a požádejte čtenáře nebo vedoucího schůzky o kopii později a připojte tuto kopii k přepsaným minutám.
   • Pokud nejsou k dispozici žádné kopie, nezapomeňte, kde je původní dokument uložen. Možná budete muset po schůzce požádat o tyto informace.
   • Pokud člen namísto čtení dokumentu vypracuje ústní zprávu, napište stručné a objektivní shrnutí zprávy, aniž byste zacházeli do podrobností nebo doslova citovali řečníka.

6. 

   Zaznamenejte provedené nebo označené akce. To zahrnuje kontrolu úkolů přidělených na poslední schůzce a nové akce. Zůstal někdo psát dopis? Zapište si jméno osoby a pokyny.
   • V závislosti na formálnosti schůzky může mnoho z těchto akcí spadat pod klasifikaci „pohyby“. Na méně formálních schůzkách může být nutné mít otevřené uši i pro méně jasně organizovaná rozhodnutí.
   • Stručně uveďte odůvodnění rozhodnutí, pokud je dáno.

7. 

   Zaznamenejte všechny procedurální body a rozhodnutí. Kdykoli je vznesena námitka proti postupu, zapište si úplnou námitku a její základ, jakož i celé rozhodnutí prezidenta.
   • Zahrňte veškeré odkazy na Robertova pravidla objednávky, zásady organizace nebo firemní protokol.

8. 

   Souhrny diskusí si zapisujte pouze na vyžádání. Oficiálně se v zápisu zaznamenává, co bylo Hotovo, ne to, co bylo řeklSplňte však všechny konkrétní požadavky, které vám organizace dá.
   • Při nahrávání diskuzí buďte co nejobjektivnější. Uveďte konkrétní body, nikoli názory, a minimalizujte použití adjektiv a příslovcí. Vaším cílem je psát suchým, věcným a zdlouhavým způsobem!
   • Během shrnutí diskuse nedávejte jména lidem. Je obzvláště důležité nedělat to v bouřlivých diskusích, které by vás mohly urazit.

9. 

   Na konci schůzky spojte konce. Zapište si čas, kdy to skončilo, a nezapomeňte získat kopie zpráv nebo někomu připomenout, aby vám je poslal.
   • Podívejte se na své poznámky a zjistěte, zda něco chybí nebo potřebuje vysvětlení. Pokud se potřebujete někoho na něco zeptat, udělejte to dříve, než daná osoba odejde.

Část 3 ze 4: Přepis zápisu

1. 

   Tento proces začněte co nejdříve. Nejlepší je přepsat oficiální zápisy bezprostředně po schůzce, kdy vám budou události stále čerstvé.

2. 

   Pomocí počítače zadejte poznámky ke schůzce. Možná jste to již udělali, pokud jste používali notebook. Uložte si poznámky a začněte nový dokument pro minuty, abyste mohli tyto dvě věci porovnat vedle sebe.

3. 

   Naformátujte poznámky do organizovaných odstavců. Každý nový návrh, rozhodnutí nebo procesní námitka musí být ve vlastním odstavci. Při jejich formátování se ujistěte, že:
   • Použili jste správný pravopis a gramatiku. Pokud potřebujete, použijte kontrolu pravopisu.
   • V celém textu použil stejný čas. Použijte perfektní minulý čas nebo přítomnost, ale ne střídejte je ve stejném dokumentu.
   • Bylo to co nejobjektivnější. Váš názor by se neměl objevit v zápisu, protože se snažíte vytvořit objektivní záznam, který může použít každý.
   • Používal jednoduchý a přesný jazyk. Jakýkoli vágní jazyk musí být nahrazen přesnými slovy a zdobené popisy musí být odstraněny.
   • Zahrnovalo to pouze přijatá opatření, nikoli diskuse. Pokud od vás nebude žádáno, abyste zapisovali diskuse, zaměřte se na to, co bylo Hotovo, ne to, co bylo řekl.
   • Stránky očísloval pro snadnou orientaci.

4. 

   Distribuujte členům návrh zápisu. Každému zašlete kopii pomocí kontaktních údajů v prezenční listině. Pokud tyto informace nemáte, měl by vás mít vedoucí schůzky možnost kontaktovat.

5. 

   Získejte souhlas se zápisem. Můžete být požádáni, abyste si jej na příští schůzce přečetli nahlas a odeslali ke schválení. Pokud je pohyb předán, zapište si jej.
   • Pokud jsou zápisy před přijetím opraveny, proveďte změny v dokumentu a na konci uveďte, že zápisy byly opraveny, aniž byste popisovali konkrétní opravy.
   • Pokud je podán návrh na opravu zápisu poté, co byl schválen, uveďte do příslušného zápisu přesná slova tohoto návrhu a zda byl či nebyl schválen.

Část 4 ze 4: Použití šablony zápisu ze schůzky

1. 

   Přejít na web šablony schůzky. Tyto předem připravené šablony ušetří čas na organizaci minut a pomohou předcházet chybám.

2. 

   Věnujte čas prohlížení jednotlivých stránek. Využijte jejich vyhledávací funkce a projděte si možnosti, abyste našli tu nejlepší pro vás.
   • Pokud potřebujete konkrétní model, například obecný nebo standardní, vyhledejte na webových stránkách své specifické potřeby a stáhněte si modely kliknutím na příslušná tlačítka. Uložte je na snadno vyhledatelné místo, abyste je neztratili.

3. 

   Otevřete soubor. Po stažení jej rozbalte a otevřete v aplikaci Microsoft Word nebo Excel. Chcete-li zlepšit kvalitu a snadnost použití, použijte nejnovější verzi aplikace Microsoft Word, protože její udržování v aktuálním stavu usnadní práci a umožní vám využívat výhody nových funkcí.

4. 

   Do záhlaví přidejte logo vaší společnosti a autorská práva. Odstraňte vzorové logo, ale ne dříve, než si přečtete podmínky použití, ze kterých jste model získali. Koneckonců, není potřeba právních problémů, že?

5. 

   Změňte název. V oblasti nadpisu zvýrazněte slova „Setkání / skupina“ a napište název vašeho zápisu.

6. 

   Změňte téma (volitelné). Chcete-li, aby byl váš minutový model krásnější a profesionálnější, zvažte změnu barev nebo výběr hotového tématu. Je to snadné: najděte kartu „Rozvržení stránky“ a přejděte do části „Barvy a motivy“. Zde můžete přizpůsobit vzhled svého modelu a dokonce ho přizpůsobit barvám loga vaší společnosti.

7. 

   Pojmenujte části šablony. V celém modelu by mělo být několik názvů polí. Možná budete potřebovat více či méně, nebo se vám stále nelíbí, jak jsou sekce pojmenovány. Přizpůsobte je tak, aby vyhovovaly vašim potřebám schůzek.

8. 

   Uložte si šablonu do svého poznámkového bloku, abyste ji mohli vzít na schůzky a začít dělat minuty. Pokud budete i nadále používat Microsoft Office, bude to rychlé a snadné a schůzku můžete sledovat ještě organizovaněji a přesněji než dříve. Alternativně můžete šablonu vytisknout a ručně si ji zapsat, ale udržujte výšky polí, abyste mohli vložit tolik informací, kolik potřebujete.

9. 

   Zkontrolujte svůj model. Gratulujeme! Šablona vašeho zápisu z jednání je kompletní.Očekává se, že vaše produktivita a přesnost během schůzek exponenciálně vzroste, nyní máte model, který vás provede a uspořádá vaše myšlenky. Stejně jako u každého projektu zkontrolujte podrobnosti, abyste zjistili, zda něco chybí nebo není matoucí. Jakmile si budete jisti, že je vše v pořádku, dokončíte svůj model a budete připraveni na další schůzky.

Tipy

• Zadejte zápis hned po skončení schůzek, protože je nejlepší je uchovat, dokud jsou události stále čerstvé. Je také důležité, aby účastníci co nejdříve po skončení schůzky obdrželi kopii akcí, které musí podniknout.
• Posaďte se co nejblíže vedoucímu schůzky, abyste všechno slyšeli a žádali o vysvětlení, aniž byste museli zvyšovat hlas.
• Uchovávejte zápisy na bezpečném místě.
• Požádejte lidi, aby si zapsali své pohyby, aby je nemuseli registrovat na místě.
• Nebojte se vyrušovat a kdykoli požádat o vysvětlení.
• Zápisy jsou velmi důležité: jsou uchovávány a lze je použít o několik let později. Pokud je problém legální, například reputace někoho může záviset na minutách.
• Přečtěte si některé části Aktualizovaná pravidla objednávky Robert, zejména sekce, která hovoří o tom, že je sekretářkou.
• Zapisujte si věci tak, jak se stanou Pokud se stejné téma objeví dvakrát, neseskupujte ho dohromady.

Varování

• Nedávejte do zápisu příliš mnoho podrobností. I když budete požádáni, abyste zaznamenali diskuse, udržujte je co nejkratší a nejobjektivnější. Omezte se, abyste hlásili pouze hlavní body, které vyvstanou, jinak budete ohromeni a vyplníte dokumenty zbytečnými podrobnostmi.
• Osobní výklady a pocity osoby odpovědné za zápis by neměly vstoupit do záznamů.
• Pokud je část schůzky důvěrná, Ne ohlásit. Místo toho napište, že „výbor uvedl, že diskuse byla důvěrná. Nebyla proto zaznamenána.“
• Pokud budete požádáni, abyste zaznamenali důvěrnou diskusi, například schůzku mezi právníkem a vaším klientem, udělejte to za minutu oddělené a držte to stranou od zápisu z valné hromady. Označte jej jako důvěrný a ujasněte, kdo k němu bude mít přístup.