Obsah

• Kroky

Hodina práce představuje zásadní prvek při výrobě jakéhokoli vítězného rozpočtu a kromě toho, že je důležitá při účtování odvedené práce. Protože práce představuje velkou část jakékoli smlouvy, je pro úspěch v podniku nezbytný přesný odhad a vykazování těchto hodnot.

Kroky

Metoda 1 ze 2: Odhad počtu osobohodin v rozpočtu

1. 

   Rozdělte projekt na části. První částí výpočtu je rozdělit projekt na menší součásti. Dále odhadněte počet hodin potřebných k dokončení každé z nich. Musí být definovány na základě typu použité práce. Pokud například stavíte byt, budete se muset vypořádat s výkopem, stavbou, elektřinou, instalací atd. Každá část projektu musí být zahrnuta do odhadu.

2. 

   
   
   Určete typ potřebných pracovníků. To bude hodně záviset na složitosti prováděných úkolů. Na každém projektu nepotřebujete hlavního stavitele. Jednodušší úkoly mohou provádět i asistenti nebo učni. Definování tohoto bodu je obtížnější ve větších dílech, které vyžadují kombinaci různých druhů práce, s úlohami od jednoduchých po složité.

3. 

   
   
   Odhadněte čas potřebný k dokončení každé součásti. Až určíte, kdo bude zapojen, a požadovaný druh práce, odhadněte celkový počet hodin práce, které budou vynaloženy na dokončení každé z nich, od začátku do konce. V tomto výpočtu nezahrnujte přerušení. Výsledné číslo představuje počet hodin vyhrazené práce potřebné k dokončení kroku.
   • Pokud již znáte typ práce, kterou je třeba v daném kroku provést, můžete pro odhad použít své znalosti minulých projektů. Například pokud víte, že pracovník potřebuje deset hodin na instalaci čtyř nových oken nebo dvě a půl hodiny na okno, váš aktuální projekt bude mít pravděpodobně podobné časy.
   • Pokud konkrétní krok v projektu zahrnuje něco, na co nejste zvyklí, je důležité provést průzkum, abyste odhad připravili. V závislosti na projektu můžete získat cenné informace na internetu nebo od jiných dodavatelů. Je také možné najmout konzultanta ohledně druhu požadované práce. Tato osoba vám pomůže odhadnout počet hodin potřebných v daném kroku.
   • Při odhadu zvažte body jako obtížnost služby. Pokud jsou okna ve vašem projektu v sedmém patře budovy a okna ve starém projektu byla v přízemí, zvyšte tento počet hodin na okno.
   • Zahrňte odhady času stráveného administrativními úkoly, které mohou být ve smlouvě vyžadovány.

4. 

   
   
   Uveďte hodiny pro nadřízené. Kromě správy záznamu podrobností a harmonogramu prací můžete také zahrnout hodnoty hodin pro hlavního nebo manažera stavby odpovědného za vedení pracovníků. Některé projekty mohou vyžadovat více než jednoho vedoucího nebo vedoucího prací odpovědného za různé části projektu. V ostatních případech budou určité projekty vyžadovat různé úrovně dohledu. Můžete mít mistry v různých fázích projektu a hlavního nadřízeného, ​​který je všechny povede.

5. 

   Pomocí odhadů připravte plán. Zákazník pravděpodobně určí termín dokončení projektu. Může vás dokonce požádat, abyste v rozpočtu uvedli minimální lhůtu pro tento závěr. Pomocí kroků a časů výpočtu můžete vytvořit plán. Definujte, které komponenty lze dokončit současně a které by se měly provádět postupně, v případech, kdy začátek jednoho kroku závisí na dokončení jiného. Pokud víte, kdy má být každý krok dokončen, můžete rozdělit hodnoty hodin potřebných k dokončení hodnotou v osmi hodinách denní práce pro zadané období. Tím, že se zvýší nebo sníží počet pracovníků, je možné zvýšit nebo snížit dobu trvání projektu. Čím více této částky, tím rychleji daný krok dokončíte.
   • Některé projekty mohou ke splnění harmonogramu vyžadovat dny nad osm hodin nebo týdny nad 40 hodin. K tomu bude třeba počítat přesčasy.
   • Například pokud máte měsíc na založení domu a víte, že bude potřeba 1 000 hodin práce, vydělte 1 000 počtem osmihodinových dnů v měsíci a vypočítejte počet pracovníků, kteří by měli být najati dokončit tento krok podle plánu (1 000 projektových hodin / 20 pracovních dnů za měsíc = 50 hodin denně; 50 hodin denně / 8 hodin na pracovníka = 6,25 požadovaných pracovníků). Zaokrouhlete počet pracovníků nahoru nebo dolů, abyste získali celé číslo, a proveďte úpravy podle počtu dní potřebných pro práci.
   • Buďte realističtí ohledně počtu pracovníků, kteří mají být najati v daném časovém období. Pokud je k dokončení elektroinstalace během jednoho týdne zapotřebí sedm elektrikářů, nemusí být cíl realistický vzhledem k dostupnosti elektrikářů v regionu. Může být nutné prodloužit harmonogram, aby byla zajištěna dostupnost pracovní síly pro projekt.
   • Pokud plánujete provést několik kroků současně, budou na každém kroku potřební samostatní pracovníci.

6. 

   Připravte a odešlete rozpočet. Přidejte hodiny pro každý typ práce potřebné k tomu, abyste u všech dosáhli úhrnu. Pokud potřebujete pouze jeden druh práce, můžete všechny hodiny projektu zkombinovat do jednoho čísla. Pokud je naopak zapotřebí více druhů práce, musí rozpočet specifikovat celkový počet hodin, který každý z nich potřebuje. Je důležité zahrnout všechny náklady spojené s prací, včetně daní a dávek. Kromě toho stojí za zvážení případné účtované ziskové rozpětí.
   • Jako příklad si představte, že jste byli najati k instalaci nové kuchyně ve středně velkém domě. Projekt byl rozdělen do kroků, z nichž každý vyžadoval instalatérské práce, elektřinu a obecné stavební práce. Rozpočet by měl kromě nákladů na každou z nich odrážet celkový počet osobohodin pro elektřinu, instalatérské a stavební práce.

7. 

   Jak projekt postupuje, upravte odhady hodin za hodinu. Protože odhady jsou pouze spekulace, měli byste je při vývoji projektu aktualizovat. Je pravděpodobné, že zákazníkovi budou účtovány poplatky za odpracované hodiny vašeho týmu, takže byste mu měli podle času poskytovat aktualizované hodinové odhady. To pomáhá vyhnout se překvapením, když přijde čas hovořit o platbě.
   • Zahrňte „faktor překvapení“ s odhadem zvýšení vyplývajícího z potenciálních nepředvídaných událostí. Tato hodnota závisí na složitosti práce, dostupnosti pracovních sil, závislosti na externích agentech a vztahu mezi jedním procesem a druhým.
   • Většina odborníků dává jasně najevo, že rozpočet je odhad, že skutečné hodiny se mohou lišit a že zákazníci budou platit za celkový počet odpracovaných hodin v průběhu projektu. Je však možné, že chce zaplatit částku peněz na základě odhadu, místo aby to dělal za hodiny práce. Věnujte zvláštní pozornost jakémukoli smluvnímu jazyku, který posiluje tento typ ujednání, což vyžaduje velmi pečlivé odhady ze strany dodavatele.
   • Pokud zákazník platí na základě celkového počtu odpracovaných hodin, nezapomeňte, že rozpočet slouží jako odhad a že byste neměli účtovat částku výrazně vyšší než celková částka bez přiměřeného odůvodnění. Pokud narazíte na problémy a víte, že hodnota překročí odhady, informujte zákazníka, abyste předešli nedorozuměním.
   • Uzavřete písemnou smlouvu s definicí případných nákladů na vedlejší práce. Zahrňte také proces identifikace a schválení těchto změn, například nezbytná schválení a dokumentace.

Metoda 2 ze 2: Definování počtu pracovních hodin ve smlouvě

1. 

   Získejte informace od svých zaměstnanců. Uchovávejte přesné záznamy o všech zaměstnancích pracujících na projektu. Musí obsahovat výplatní listiny a všechny potřebné dokumenty. Pokud používáte inženýry, elektrikáře, instalatéry nebo jiné pracovníky s licencí, je doklad o vašich aktivních certifikacích nezbytný. To je požadavek ve většině inženýrských a stavebních projektů, ve veřejných i soukromých pracích. Je vaší odpovědností zajistit, aby každý, kdo pracuje na tomto webu, byl certifikován, včetně smluvních třetích stran.
   • Za práci na projektu můžete také zaplatit lidem, kteří nebyli zaměstnáni. Zadaná práce pro vás, smluvní stranu a rozpočet budou doručeny zákazníkovi s přihlédnutím k práci. I když to nejsou vaši zaměstnanci, musíte mít také uloženy údaje o certifikaci pro všechny z nich. Jako dodavatel zodpovídáte za zajištění kvalifikace všech dodavatelů pracujících na projektu, pokud to není uvedeno ve smlouvě.
   • Vládní smlouvy často vyžadují další informace týkající se zaměstnavatele a zaměstnanců, které prokazují jejich soulad s právními předpisy. Může být nutné kromě zaplacené částky zaznamenat údaje, jako je pohlaví, věk nebo původ, jako záruka, že na pracovišti nedochází k žádné diskriminaci. Pokud máte vládní smlouvu, přečtěte si ji pečlivě a řiďte se všemi pokyny týkajícími se najímání a registrace, abyste předešli problémům s platbami.

2. 

   Označte období odpracované zaměstnanci. K doručování přesných zpráv potřebujete spolehlivou metodu zaznamenávání počtu hodin odpracovaných zaměstnanci. Je možné použít stopky nebo dokonce časový výkaz, ale tyto záznamy musí být zkontrolovány, aby se potvrdila jejich přesnost. V závislosti na smlouvě se na vás mohou vztahovat pravidelné audity, ve kterých může být vyžadován důkaz, že zaznamenané hodiny jsou oprávněné.
   • Jedním ze způsobů, jak zajistit přesné měření času, je přiřadit supervizory každému pracovníkovi nebo skupině pracovníků. Na konci týdne, když každý z nich odešle svůj formulář, bude nadřízený schopen provést kontrolu a podepsat ji a ujistit se, že informace v ní jsou pravdivé. Tím se vyhnete odesílání karet s nepracovními hodinami.
   • Můžete také použít elektronický bodový systém k záznamu práce každého na projektu. Systém však musí být kontrolován, aby se zabránilo zneužití. Pokud je hodinový záznam zpochybňován, je důležité dokázat, že tomu tak je.
   • Vládní klienti potřebují shromáždit všechny tyto informace před zaplacením smluvním partnerům, protože k platbě za práci používají peníze z daní od obyvatel. Při vykazování odpracovaných hodin v těchto situacích lze očekávat značnou úroveň dohledu. Pečlivě dodržujte všechny pokyny pro hlášení uvedené ve vaší smlouvě.

3. 

   Zasílejte zákazníkovi pravidelné zprávy o platbách. Smlouva musí specifikovat frekvenci zasílání pracovních hodin zákazníkovi k přijetí platby. Při odesílání těchto přehledů pravděpodobně dodáte údaje o platbě a dokumenty týkající se počtu odpracovaných hodin, přičemž tuto částku a fakturaci porovnáte s dříve zadanými odhady. Pokud existují značné rozdíly mezi odpracovanými hodinami a odhady, budete muset zákazníkovi podrobněji vysvětlit tyto odchylky.

4. 

   Pomocí záznamů připravte budoucí odhady. Na konci projektu budou velmi cenné informace o odpracovaných hodinách, protože vám poskytnou podrobnosti o tom, kolik času je zapotřebí k dokončení konkrétních projektů. Tato data můžete použít k vytvoření hodinových odhadů, jako je počet hodin na metr čtvereční požadovaný k pokrytí jednoho metru čtverečního podlahy nebo doba čekání po použití čerstvého cementu. Tato data použijte ke zlepšení budoucích rozpočtů a udržení ziskovosti vašeho podnikání.