Obsah

• Kroky
• Otázky a odpovědi komunity
• Tipy

Ostatní sekce

Pokud vám v e-mailu IBM Notes dochází místo, ale nejste připraveni e-maily mazat, zvažte jejich archivaci. Archivace e-mailů znamená kopírování zpráv do jiného umístění v počítači. Naučte se, jak archivovat IBM Notes, abyste uvolnili místo ve svém účtu při ukládání původních e-mailů. Pomáhá také počítači a softwaru běžet na špičkovém výkonu.

Kroky

1. 

   Omezte velikost poštovního souboru. Udržujte velikost poštovního souboru menší než 500 MB. (Některé organizace mohou vyžadovat přísnější omezení, například 200 MB.)
   • Zkontrolujte velikost dat v části Soubor, Databáze, Vlastnosti. V Lotus 8 přejděte na Soubor, Aplikace, Vlastnosti.
   • Klikněte na kartu „i“. Číslo za „Místo na disku“ udává, kolik dat máte aktuálně v IBM Notes.

2. 

   
   
   Zjistěte předem určená nastavení vaší organizace. Pokud používáte IBM Notes pro školu nebo práci, pravděpodobně již existuje nastavení archivu. To pomáhá organizacím řídit množství e-mailů na uživatele i obecný výkon počítačů v organizaci. Pokud je nastavení archivu již vytvořeno, obraťte se na zaměstnance technických systémů a zjistěte, zda je lze upravit.

3. 

   
   
   Určete požadované nastavení archivu. Můžete archivovat všechny e-maily IBM Notes nebo vybrat konkrétní. Budete se také muset rozhodnout, jak často chcete, aby byly IBM Notes archivovány.
   • Otevřete příslušnou aplikaci (Mail).
   • Přejít na Akce, Archiv, Nastavení.
   • Přejděte na kartu Kritéria a zkontrolujte, zda je vybrána možnost „Výchozí pro poslední úpravy“.
   • Kliknutím na „OK“ uložíte změny.
   • Ujistěte se, že jsou povolena kritéria.

4. 

   
   
   Naplánujte automatické archivy. Plánování automatických archivů zajišťuje, že archivujete pravidelně a důsledně. Také vám to ušetří čas.
   • Otevřete příslušnou aplikaci (Mail).
   • Přejít na Akce, Archiv, Nastavení.
   • Přejděte na kartu Plán. Zkontrolujte, zda je vybrána možnost „Naplánovat archivaci“.
   • Vyberte vhodný čas a den, kdy má počítač archivovat vaše soubory.

5. 

   Ručně archivujte IBM Notes. I když naplánujete automatickou archivaci, můžete archivovat kdykoli ručně.
   • Otevřete příslušnou aplikaci (Mail).
   • Otevřete poštu nebo složku, kterou chcete archivovat.
   • Přejít na Akce, Archivovat, Archivovat nyní.
   • Kliknutím na tlačítko Ano archivujete podle předem stanovených nastavení.

6. 

   Archivujte pomocí metody drag and drop. Toto je prostě další způsob ruční archivace produktu IBM Notes.
   • Otevřete příslušnou aplikaci (Mail).
   • Otevřete poštu nebo složku, kterou chcete archivovat.
   • Vyberte příslušné zprávy.
   • Přetáhněte zprávy do požadovaného archivu v navigačním podokně.

7. 

   Zobrazit archivované zprávy. I když jste archivovali e-mail, budete k němu občas potřebovat přístup. Archivní soubor bude napodobovat složky, které jste nastavili ve svém účtu IBM Notes. Všechno zůstane uspořádané tak, jak jste to navrhli.
   • Otevřete příslušnou aplikaci (Mail).
   • V navigačním podokně klikněte na Archivovat.
   • Vyberte příslušný archiv (tj. Výchozí pro poslední změnu).

Otázky a odpovědi komunity

Tipy

• Zálohujte důležité e-maily. Pokud máte v IBM Notes důležité e-maily, zkopírujte je na jiné místo, například na CD nebo DVD. Tím získáte kopii navíc pro případ, že by se něco stalo se serverem nebo kopií uloženou ve vašem osobním počítači.
• Odstraňte staré a nepotřebné zprávy, zejména pokud obsahují přílohy. To také pomůže snížit velikost dat a výkon vašeho počítače.